Slik mottar du en samtale

Innhold

• stadier
• Metode 1 Svar på telefonen mens du er på jobb
• Metode 2 Svar telefonen privat
• Metode 3 Svar på en telefon fra et ukjent nummer

Å vite hvordan du svarer på telefonen er en viktig ferdighet i livet. Under profesjonelle omstendigheter, for eksempel å motta en telefonsamtale eller en samtale fra en potensiell arbeidsgiver, er det nødvendig med en mer formell hilsenmetode. Hvis du mottar et anrop fra en venn, en kjæreste eller et familiemedlem, vil du ha en tendens til å svare på en enklere og mer naturlig måte. Hvis du mottar et anrop fra et ukjent nummer, må du bruke en velprøvd teknikk og være forsiktig.

stadier

Metode 1 Svar på telefonen mens du er på jobb

1. 
   

   
   Vær profesjonell. Når du mottar en samtale til tjenesten, kan du ikke alltid vite hvem som er i den andre enden av linjen. Å svare profesjonelt vil hjelpe deg med å få samtalen godt igang.
   • Når du er i tvil, er det bare å si "hei, det er Carl på telefonen".
   • Selv om du vet hvem den som ringer, kan det være sjefen din som ringer fra telefonen til en av kollegene dine! Reagerer med å si "ja, hva? Vil gi et negativt inntrykk eller overdreven feilplassering om deg.

2. 
   

   
   Fokuser på samtalen. Vis deg selv absolutt til stede. Stopp alt arbeidet og ta et kort øyeblikk for å bli klar.
   • Uttrykk i ansiktet ditt, uttrykket du vil projisere før du lander. Dette gjør en forskjell: om du smiler, rynker eller gråter, vil samtalepartneren føle det gjennom tonen i stemmen din.
   • Hold deg fri fra å surfe på internett eller distrahere deg selv under samtalen. Hvis du ikke er til stede, vil samtalepartneren kunne føle det.

3. 
   

   
   
   
   Presenter deg alltid. I næringslivet er det riktig å svare på en telefonsamtale som sier navnet ditt og navnet på selskapet ditt: "Hei, takk for at du ringte selskapet XYZ. Jeg er Carl. Hva kan jeg gjøre for deg? "
   • Hvis det er en intern samtale, og du vet det, kan du svare ved å oppgi navnet på avdelingen din og navnet ditt i stedet: "Hallo, du er i avdelingen WebDev, Carl på telefonen. Hva kan jeg gjøre for deg i dag? Dette vil tillate din samtalepartner å vite at han har henvendt seg til rett person, og at du er klar til å hjelpe ham. Å snakke med en vennlig, vennlig tone vil gjøre samtalen mer behagelig for hver enkelt av dere.
   • I de fleste tjenester er det regler for å motta samtaler som alle ansatte må følge. Vis alltid oppriktighet, selv om du blir tvunget til å følge instruksjonene dumt, fordi kunden vil være i stand til å skille om du virkelig er entusiastisk, eller hvis du bare leser instruksjonene: "Velkommen til telefonlinjen til God burger, huset til godt kringle! Vil høres latterlig ut hvis du ikke sier det med overbevisning.

4. 
   

   
   
   
   Svar med tilstrekkelig anstendighet. Vis deg tålmodig, respektfull og overbevisende. Gjør ditt beste for å gjøre deg nyttig. Prøv å ikke snakke i altfor tilfeldig måte før du vet hvem som er på linjen.
   • Hvis den andre personen ikke dukker opp, kan du si: "Kan jeg finne ut hvem som er på telefonen? Det er viktig å vite hvem som ringer i tilfelle du trenger å kontakte ham igjen eller overføre ham til en annen linje. Denne holdningen lar også personen føle at han eller hun blir behandlet personlig, og i forlengelse av at han eller hun er spesiell. Det er viktig å skape positive faglige forhold til mennesker som ringer deg mer enn en gang.
   • Prøv å ikke være frekk, selv om du føler deg frustrert. Husk at i virksomheten gjenspeiler ordene og handlingene dine direkte bildet av virksomheten din. Hvis du gir et dårlig bilde av virksomheten din, vil du ødelegge for bedriften, og lederne dine vil ikke godta den.

5. 
   

   
   Forbered deg på å motta en. Hvis noen ringer for å snakke med manageren din eller kollegaen din, men du er den eneste personen som er tilgjengelig for å motta denne personen på dette tidspunktet, kan du spørre høflig hvem som er på telefonen og be dem si hva de krever. Lytt nøye og skriv ned så mye informasjon som mulig:
   • Hvis personen han prøver å komme til ikke er tilgjengelig, kan du fortelle ham: "Jeg beklager, men O'Halloran er ikke tilgjengelig på dette tidspunktet. Vil du forlate ham en? "
   • Husk å registrere personens navn, telefonnummer og gjenstand for samtalen. Vurdere hvor raskt det er å ringe: føler du at den som ringer trenger hjelp i løpet av de neste to timene eller bare om en uke? Hvis dette er en presserende samtale, vil det være nødvendig å løse problemet så raskt og effektivt som mulig, så husk å fortsette så snart som mulig.

6. 
   

   
   Vær på vakt mot samtaler som tar sikte på å samle informasjon. Hvis du ikke kjenner igjen hvem som ringer og ber om informasjon om deg eller andre, må du være forsiktig så du ikke gir for mye informasjon om hvordan bedriften din fungerer internt.
   • Selv om samtalepartneren oppgir navn og firmaets navn, må du være forsiktig med mindre det er en pålitelig kontakt. Hvis du er i tvil, kan du sette samtalen på vent et øyeblikk og spør en kollega om råd: "Har vi jobbet med en person som heter Dave Neal før? Han stiller mange spørsmål om prosedyrene våre og vår evne, og jeg vil sørge for at jeg kan stole på ham. "
   • I næringslivet må du si: "Beklager, sir eller fru. I henhold til selskapets regel er jeg ikke autorisert til å gi denne informasjonen. Får jeg vite formålet du leter etter denne informasjonen for? Deretter trekker du ut analysen.

Metode 2 Svar telefonen privat

1. 
   

   
   Hilsen den som ringer. Hvis du vet hvem som ringer, med tanke på hans identitet og erfaring, kan du hilse ham som du ville gjort hvis du var foran henne. Hvis du ikke kjenner personen som ringer, svarer du mer formelt og venter på at hun skal si emnet for samtalen hennes.
   • Som en standard, internasjonalt anerkjent hilsen: si "allo? Svar med en svak bøyning på slutten av hilsenen din, som om du stiller et spørsmål. Begrepet "allo? Vil føre samtalepartneren til å svare, og i de fleste tilfeller vil han fortsette å fortelle deg formålet med samtalen hans.
   • Hvis den som ringer er en venn, hils ham tilfeldig: "hallo, Tom! Hvordan har du det? "
   • Hvis den som ringer er en leder, en bekjent eller en potensiell arbeidsgiver, hilser dem på en mer formell, men kjent måte: "God kveld, Mr. Lynch, hvordan har du det?" "
   • Hvis du ikke kjenner personen som ringer, begrenser du deg til en enkel "allo? "

2. 
   

   
   Etter å ha sagt "hei? ", Vent på svaret fra samtalepartneren. Denne måten å starte samtalen oppfordrer samtalepartneren til å presentere seg på. Se på følgende eksempel. Hva du trenger å si er notert i fett og hva samtalepartneren må si i kursiv :
   • Hallo?
   • Hei Carl, det er Tom.
   • Å, hallo, Tom! Hva er nytt?
   • Jeg ringer bare for å se om du vil være tilgjengelig senere. Jeg trodde jeg ville foreslått at du skulle se den nye Star Wars-filmen.
   • Ja, jeg ser etter filmen Star Wars!

3. 
   

   
   Tilpass hilsenen din. Når du har fått mer erfaring med å svare på telefonsamtaler, kan du begynne å lage dine egne hilsen og spesifikke setninger som du kan bruke om og om igjen.
   • Husk å identifisere deg gjennom hilsenen din: "hei, det er Carl" eller "Carl på telefonen".
   • Tenk på å eksperimentere med kjente varianter av hilsenen "hei? "Hei" eller "hei" eller "gjøk, hva skjer?" Eller "hei, hvordan har du det?" Disse kjente hilsenene er mer passende mellom venner og ikke-profesjonell kunnskap.

4. 
   

   
   Design en vokal for de gangene du vil være borte. Alle som er dine venner, foreldre eller arbeidsgivere kan falle på telefonsvareren din, så pass på at stemmen din er høflig og konsis. Unngå ikke-spøke eller spøke med vokal, med mindre du er helt sikker på at bare vennene dine vil ringe.
   • Si, "du er på Carl sin telefonsvarer. Jeg beklager at jeg ikke kan svare deg akkurat nå. Legg igjen en, så svarer jeg deg så snart som mulig.
   • Tenk på å designe en vokalfamilie i tilfelle du bruker en familietelefon. Si: "Hei, dette er Rogers-familien. Vi beklager at vi ikke kan svare deg på dette tidspunktet, men la en og vi ringer deg tilbake så snart som mulig! Lag morsomme opptak av stemmene til alle familiemedlemmer. Forsøk å få hele familien til å snakke i kor, eller la hvert familiemedlem fortelle en del av familien.
   • Husk å spørre direkte om den som ringer, i stedet for bare å be ham om å legge igjen en: "Vær så snill, la navnet ditt, telefonnummeret ditt og emnet for samtalen din, så ringer jeg deg tilbake så snart som mulig. " Å bruke denne mer spesifikke tilnærmingen kan virke mer passende for et telefonnummer du forventer å motta mange forretningssamtaler.

Metode 3 Svar på en telefon fra et ukjent nummer

1. 
   

   
   Tenk på personen som kan ringe deg. Hvis du venter på en samtale fra noen (en ny bekjent, en organisasjon eller en potensiell arbeidsgiver), svar telefonen med det i tankene. Måle deg selv for å vite om denne situasjonen krever en hilsen litt mer formell eller litt mindre formell, men vær formell, for du vet aldri.
   • Svar høflig og på en mindre formell måte, i dette tilfellet. En enkel "allo? Ville være passende. Du trenger ikke rapportere umiddelbart. Hvis personen som ringer deg kjenner eller ser navnet ditt på et kort, vil hun spørre: "Kan jeg snakke med Carl? "
   • Hvis samtalen vises som som ukjent eller maskert, føler meg ikke forpliktet til å svare. Svar, hvis du ønsker det, eller bare vent til å se om den som ringer, vil gi en stemme. Du kan alltid ringe det tilbake, i tilfelle det er en viktig samtale.

2. 
   

   
   Pass deg for pranks. Hvis du svarer på samtalen og finner ut at det faktisk er en latterlig eller aggressiv samtale, kan det være en spøk. Noen pranks er vulgære og åpenbare, mens andre vil prøve å lure deg til å tro at dette er en legitimt viktig samtale. Behandle jokere som du vil med mobbere: Hvis du holder deg på nettet og spiller spillet deres, vil det oppmuntre dem. Imidlertid vil det fortsatt være nyttig å være online og spille spillet, i tilfelle det gir deg en ide om hvem som ringer. Noen amerikanske telekom tilbyr en ringe-visningstjeneste: Hvis du ringer * 69 etter at du har lagt på, vil en automatisk samtale-tjeneste gi deg all offentlig informasjon om det siste nummeret som ringte deg.

3. 
   

   
   Pass på telemarkedere. Hvis du svarer på en telefonsamtale fra et ukjent nummer og personen i andre enden begynner å stille spørsmål om deg, kan det hende de leter etter en måte å få deg fra telefonen penger.
   • Telemarketers ringer dusinvis av mennesker hver dag, og de fleste av disse menneskene er ikke interessert i hva de selger. Ikke bli flau over å si, "takk for at du ringer, men jeg er ikke interessert. Jeg ønsker deg en god dag! Da kan du legge på slik at du ikke kaster bort tiden din eller deres.
   • Hvis du ikke ønsker å motta flere anrop fra dette selskapet, kan du be telefonselgeren om å sette nummeret ditt på hans "svarteliste". De fleste selskaper vil ha en tendens til å etterkomme forespørselen din og slutte å bry deg.
   • Hvis du er interessert i hva telefonselgeren tilbyr, kan du holde deg online og lytte til den. Husk at jo lenger du holder deg på nettet, jo mer vil du selge produkter!
   • Hvis de ber deg om informasjon om deg eller noen andre i familien din, kan du spørre dem om navnet deres og navnet på bedriften før du forteller dem noe. Det siste du trenger å gjøre er å gi for mye informasjon til teleselgere! Hvis de er mistenkelige eller ikke vil fortelle hvem de er, husk at du ikke trenger å fortsette å snakke med dem.