Hvordan skrive et prosjekt å sende inn til administrasjonen sin

Innhold

• stadier
• Del 1 Skrive prosjektet ditt
• Del 2 Del prosjektet ditt

Å vite hvordan du sender et prosjekt til administrasjonen din er en nyttig ferdighet å ha hvis du vil presentere nye muligheter for å registrere merinntekter, foreslå prosedyreforbedringer eller eksponere effektive teknikker for å være mer økonomiske. Du kan også bestemme deg for å skrive et forslag når du føler at noe må endres. Hvis du har tenkt å beskrive et slikt dokument for å sende det til administrasjonen i selskapet ditt, må du først ta den nødvendige tiden for å samle relevant informasjon. Du kan også sende ideene dine til kollegaene dine for å få sin mening og vite om de følger prosjektet ditt, hvoretter du må sørge for å nærme deg retningen taktfullt.

stadier

Del 1 Skrive prosjektet ditt

1. 
   

   
   Bestem nøyaktig problemet det gjelder eller ideen din. Hvis du vil beskrive kostnadsreduksjon eller effektivisere operasjoner, må du først bestemme hovedproblemet. Oftest kan ideen være klar for deg, men hvis du vil kommunisere om den eller tilby løsninger, ville det være lurt å være veldig oppmerksom.

2. 
   

   
   Gjør din forskning. Før du skriver et prosjekt, er det viktig at du sørger for å analysere alle elementene som er relatert til det. Søk diskusjon med de involverte partene, enten dine kolleger, ledere eller kunder. Du vil også kunne lese lignende programmer som er drevet av andre selskaper for å se hva de gjør annerledes.
   • Hvis du for eksempel føler at ledelsen trenger å endre catering, må du først diskutere det med kjøkkenpersonalet. Hva tenker de? Har de måttet jobbe andre steder med andre catering? Hva synes kollegaene dine om dette? Dette er alle aspekter du trenger å ta opp. Det kan godt hende at misnøyen din bare er et spørsmål om personlig smak i stedet for et spørsmål om kvalitet.

3. 
   

   
   
   
   Skriv en beskrivelse av problemet. For å begynne å skrive prosjektet ditt, skal du først beskrive dagens situasjon. Marker deretter de aktuelle fakta (steder, datoer, personer involvert). Ikke dommer på dette nivået, fokuser i stedet på å forklare ting som de er.
   • Som illustrasjon kan du skrive "Company X har hatt godt av cateringtjenester Y de siste syv årene. I løpet av denne perioden falt antall tilgjengelige hovedretter fra fem til to. Antallet retter hovedsakelig for vegetarianere har også falt, og det er til og med dager der ingenting av den typen foreslås.

4. 
   

   
   Forklar hva du foreslår som en løsning. Når du har identifisert problemet, kan du begynne å skrive nøyaktig hva du foreslår å gjøre. Fokuser på det viktigste aspektet. Bevis at observasjonene dine er basert på forskningen din.
   • For eksempel kan du skrive "Jeg foreslår at catering for selskap X erstattes av en annen. Selskap X har flere alternativer i denne forbindelse. W- og Z-catering tilbyr begge et bredere utvalg av menyer og tilbyr kostnader som kan sammenlignes med kostnadene til vår nåværende leverandør. Siden Catering Z tilbyr vegetariske, veganske og glutenfrie hovedretter hver dag, kan det bedre møte behovene til arbeidsstokken vår. Når det gjelder W-catering, tilbyr den færre retter for veganere, men kan også være et godt valg. En undersøkelse gjennomført i 2011 viste at 40% av våre ansatte er vegetarianere, 10% er veganere og 2% foretrekker glutenfri mat.

5. 
   

   
   
   
   Utvikle en plan. Beskriv hvert trinn og fokuser på tidslinjer eller kostnader for å implementere dem. Vær eksplisitt om hva du vet og hva som gjenstår å oppdage. Husk å skrive nummererte trinn og deretter gi flere detaljer. Ikke overvurder viktigheten av innovasjonen du søker å bringe, men presenter resultatene du forventer å oppnå.
   • For å endre catering, må vi gjøre følgende: 1: avslutte kontrakten med cateringfirmaet Y, 2: prøv serviset til tjenesteleverandørene W og Z, 3: velg en av dem, 4: signer en kontrakt med den valgte serveringen. Avgiftene skal være sammenlignbare med de som for tiden tilbys av Caterer Y. Så lenge vi sier opp kontrakten vår med leverandør Y, skal det ikke være noen økonomisk straff. I tillegg, hvis våre ansatte er mer verdsatt av nye måltider, er det en god sjanse for at de blir lykkeligere på arbeidsplassen sin.

6. 
   

   
   Hev de mulige innvendinger. Vis at du er fullstendig klar over eventuelle mangler som kan oppstå i planen din. Vil det være motstand blant ansatte? Noen mennesker kan for eksempel like tjenestene til din nåværende catering. Vil du være i stand til å overbevise et statlig organ om at den nye ideen din er trygg? Diskuter trinnene du planlegger å ta for å overbevise andre om gjennomførbarheten og relevansen av prosjektet ditt.

7. 
   

   
   Spesifiser materialer og personell som trengs. Hvis det nye prosjektet du foreslår krever kjøp av materiell eller ansettelse av nye ansatte, må du indikere dette etter å ha skissert trinnene. Husk også å nevne tiden som trengs, da dette også er en ressurs. Lag en sjekkliste for å komme deg ut av den. For eksempel kan du skrive følgende.
   • Nødvendig: underutvalg for å evaluere catering (4 personer fra forskjellige deler av selskapet), 2 timer for prøvesmaking og 3 timer for skriving av rapporten.

8. 
   

   
   Tegn konklusjoner basert på de viktigste fordelene. Uansett hvilken endring du planlegger å gjenta, gjenta denne prosessen igjen på slutten. Diskuter nok en gang de tre hovedelementene i prosjektet, og gi deretter en avsluttende setning. Tenk på det som et sammendrag. Som illustrasjon kan du si følgende.
   • "Som dette forslaget viser, har Caterer Y redusert antall forretter han har tilbudt de siste syv årene. Tilbyderne W og Z tilbyr mer diversifiserte menyer til relativt sammenlignbare priser. Jeg foreslår at vi kan gjøre smaksprøver med disse catering for å velge en ny matleverandør for dette selskapet. Dette vil absolutt fremme ansattes tilfredshet og oppbevaring. "
   • Nevn spesifikke økonomiske eller kvantitative fordeler. Hvis for eksempel innovasjonen din kan redusere kostnadene, må du fremheve dette.
   • Presentere de kvalitative fordelene. Noen ganger drar et selskap fordeler av en rekke fordeler som ikke kan tallfestes med konkrete data og tall. Hvis ideen din bidrar til å øke ansattes tilfredshet, er det viktig at du nevner den. Disse forbedringene kan være like gunstige som kvantitative.

Del 2 Del prosjektet ditt

1. 
   

   
   Be en kollega om å lese den. Du bør ideelt anmode en kollega til å lese prosjektet ditt og gi deg sin mening. Han kan godkjenne innholdet i programmet ditt, men hvis dette ikke er tilfelle, bør du vurdere å ta hensyn til innsigelsene hans. Hvis du føler at disse er relevante og er bedre enn det du foreslår, bør du vurdere en anmeldelse. Hvis du ikke forstår relevansen av argumentene, men ikke godkjenner dem, bør du vurdere å inkludere dem i innsigelsesdelen.

2. 
   

   
   Undersøk prosjektet ditt på nytt. Når du har skrevet prosjektet ditt og en kollega har lest det, må du nå gjennomgå det for å forbedre flyt, grammatikk, nøyaktighet og antall ord.Du bør ikke komme med et forslag for lenge, ellers risikerer du at lederne dine ikke leser det. Gjør det som trengs for å holde alt på det meste på en til to sider.

3. 
   

   
   Send prosjektet til administrasjonen din. Når du føler at prosjektet ditt er klart, kan du identifisere personen du må sende det til. I noen organisasjoner er det en leder kjent for alle som er ansvarlige for å ta beslutningene. I andre samfunn med mer laterale strukturer kan det være vanskeligere å vite hvem de virkelige beslutningstakerne er. Gjør en grundig undersøkelse av selskapet ditt for å finne ut hvem som er ansvarlig for slike problemer.
   • Når du vet hvem du skal overlate prosjektet ditt, kan du se om du kan ha en tête-à-tête med ham. Svært ofte reagerer folk mer gunstig på forespørsler om innovasjoner når børsene er ansikt til ansikt. Hvis ikke, kan du sende en papirversjon av prosjektet eller en.