Hvordan skrive en rapport

Innhold

• stadier
• Del 1 Gjør deg klar
• Del 2 Notere seg under møtet
• Del 3 Skrive protokoll
• Del 4 Bruke møteminuttmaler

Du er valgt eller utnevnt til sekretær for utvalget ditt. Gratulerer! Men har du allerede tatt notater, utarbeidet og utarbeidet protokoll? Enten du bruker reglene for en prosedyre-kode for overleggsforsamlinger, for eksempel Roberts regler for orden eller Morin-koden, eller du utvikler referatene dine på din egen måte, må du følge visse metoder for å oppnå dyktighet.

stadier

Del 1 Gjør deg klar

1. 
   

   
   Gjør deg kjent med møteprosedyrene i selskapet ditt. Hvis sekretæren må utarbeide en formell rapport, er det å foretrekke å forhøre seg om prosedyrekoden som skal brukes, nemlig Kode Morin eller en annen. I en mindre formell setting, bestemme hva du skal ta med i referatet og hvordan de skal brukes.
   • Som ordfører trenger du ikke å kjenne til alle prosedyreregler. Det ville imidlertid være nyttig å ha en kopi av koden eller å be presidenten om et spesifikt svar på spørsmål.
   • Gjør deg kjent med din rolle. Noen ordførere griper ikke direkte inn i debattene, mens andre tar notater mens de deltar i diskusjonen.I begge tilfeller må sekretæren ikke spille en annen viktig rolle, for eksempel leder eller tilrettelegger.

2. 
   

   
   
   
   Forbered en modell. Møteprotokollen har nesten likt innhold. En mal lar deg standardisere presentasjonen av referatet for enkel gjennomgang. Du kan også laste ned eksempler på minutter. Tillat nok plass til minst elementene som er oppført nedenfor.
   • Organisasjonens navn.
   • Type møte. Er det et vanlig årlig eller ukentlig møte, et lite utvalg i komiteen, eller et møte som er innkalt til et spesielt formål?
   • Dato, tid og sted. La plass til å registrere start- og sluttidspunktene for økten.
   • Navnet på møteleder eller moderator for møtet og navnet på sekretæren eller varamedlemmer.
   • Listen over deltakere og fraværende unnskyldt. Det er faktisk fremmøtearket. Merk om beslutningsdyktigheten er nådd, dvs. hvis antallet presanger er det minste som kreves for å stemme.
   • Legg igjen plass til signaturen din. Som sekretær må du alltid signere arbeidet ditt. Det kan være nødvendig med en ekstra underskrift når referatet må godkjennes, men det avhenger av prosedyrene til ditt selskap.
   • Eventuell ordre på dagen. Hvis du ikke selv har utarbeidet dagsordenen, ber du styreleder eller moderator på møtet om å gi deg en kopi, som vil være nyttig for å organisere notatene dine.

3. 
   

   
   
   
   Ha en bærbar eller bærbar datamaskin med deg. Forsikre deg om at du er komfortabel med utstyret ditt. Hvis du ofte skriver minutter, har du en bærbar datamaskin til dette formålet eller lager en mappe på datamaskinen.
   • Hvis du har utarbeidet referatet fra et tidligere møte og det ikke er sendt inn for godkjenning, må du huske å vaske med deg også.
   • En båndopptaker kan hjelpe deg med å skrive minuttene senere, men den erstatter ikke notat. Hvis du registrerer saksgangen under møtet, må du sørge for at alle tilstedeværende er enige. Motstå fristelsen til å gjengi deltakernes utsagn ord for ord.
   • Hvis du lærer stenografi, vil du ta notater raskere, men du trenger ikke å reprodusere alt deltakerne sier for å skrive referatet. Du må faktisk unngå å gjøre det på den måten.
   • Hvis du blir invitert til å ta notater offentlig, bruk en projektor eller flippover. Sorter notatene nøye, slik at du enkelt kan bruke dem til å skrive referatet.

Del 2 Notere seg under møtet

1. 
   

   
   Fordel timelisten. Så snart alle er der, sirkulerer du et ark eller mer hvis det er mange deltakere. Det vil bli brukt av alle til å skrive navn og kontaktinformasjon. Denne listen vil bli brukt til å fylle ut delen av referatet, reservert for å registrere navnene på personene som deltok i møtet. Du kan også feste selve arket til referatet.
   • Hvis du ikke kjenner flertallet til stede, lag en tabellplan og fyll den ut når du ber alle presentere seg. Hold listen hendig mens du tar notater, slik at du kan ringe hver ved navn om nødvendig.

2. 
   

   
   Fyll modellen maks. I påvente av at møtet skal åpnes, oppgi navn på organisasjonen, dato og sted og type møte, f.eks. "Ukentlig styremøte, komiteens spesielle møte osv." ". Merk møtet når møtet begynner.
   • Hvis du ikke har en mal, kan du skrive denne informasjonen på begynnelsen av notatene dine.
   • Hvis møtet ble innkalt til et bestemt formål eller på et spesielt tidspunkt, må du oppbevare en kopi av innkallingen som ble sendt til deltakerne. Du må knytte den til referatet etter at den er skrevet.

3. 
   

   
   Skriv ned resultatet av den første proposisjonen. De fleste offisielle møter begynner med et forslag om å vedta den foreløpige dagsorden. Dette første trinnet vil tjene som et eksempel for å illustrere fremgangsmåten. Hvis møtet starter med et annet forslag, er det bare å sørge for at du registrerer den samme relevante informasjonen.
   • Den nøyaktige e av bevegelsen som begynner med "Jeg foreslår". Det betyr vanligvis "Jeg foreslår vedtakelse av denne agendaen. "
   • Navnet på forfatteren av forslaget.
   • Resultatet av avstemningen. Hvis avstemningen er positiv, skriv "bevegelse passert".
   • Hvis du ikke kan reprodusere lange forslag nøyaktig, kan du be om at de blir sendt inn skriftlig. Hvis dette er et tilbakevendende problem, kan du be om å inkludere dette kravet i den offisielle prosedyren for forslag som overskrider et visst antall ord.
   • Hvis du har utarbeidet dagsordenen, kan du være sponsor for forslaget, mens du er møtets sekretær. Dette er perfekt så lenge du forblir objektiv fordi det ikke er uforenlig med å ta med egne handlinger i referatet.

4. 
   

   
   Lagre de andre forslagene som ble presentert under møtet. Følg saksgangen nøye, men ikke skriv dem i referatet, med mindre annet er instruert! Når en ny bevegelse presenteres, må du registrere relevant informasjon.
   • Husk at hvert forslag skal inneholde vilkårene i selve forslaget, navnet på forfatteren og resultatet av avstemningen.
   • Noen forslag krever støtte fra en annen deltaker før de blir satt til avstemning. Hvis noen for eksempel sier "Støtt bevegelsen", må du registrere den personen navnet i referatet som medforfatter av bevegelsen.
   • Hvis du ikke vet navnet på forslagsponsoren eller trenger å høre på det igjen, kan du stoppe møtet høflig og stille spørsmål. Nøyaktig registrering av informasjon er viktig nok til å rettferdiggjøre denne lette avbrudd.
   • Hvis en bevegelse endres, gjentar du bare ordlyden i notatene dine. Det er ikke nødvendig å indikere i referatet at forslaget er endret med mindre det har vært strid om endringsforslaget som har gitt anledning til en lang debatt.

5. 
   

   
   Lytt til presentasjonen av rapportene og be om kopier. Hver gang en rapport, nyhetsbrev eller lignende dokument leses høyt, må du registrere navnet på rapporten og navnet på personen som leser den eller navnet på underutvalget som skrev den. Hvis det er en vedlagt bevegelse, lagrer du den som du ville gjort for andre bevegelser.
   • Det er imidlertid best å få en kopi av dokumentet på slutten av møtet. Presentere en lapp til foredragsholderen eller stolen for å få denne kopien. Etterpå vil du legge ved en kopi av hver rapport til referatet etter at den er skrevet.
   • Hvis kopien ikke er tilgjengelig, legg merke til hvor originaldokumentet oppbevares. Det kan hende du må be om denne informasjonen etter møtet.
   • Hvis en deltaker lager en muntlig rapport i stedet for å lese et dokument, skriver du et sammendrag av uttalelsen. Ikke gå inn i detaljer og ikke reproduser talerens ord.

6. 
   

   
   Legg merke til handlingene som er utført eller tildelt. Dette inkluderer verifisering gjennomføringen av beslutningene fra forrige møte og gjennomføringen av de nye handlingene. Har noen fått i oppdrag å skrive et brev? Skriv ned navnene på de involverte og handlingene som tilskrives dem.
   • Avhengig av graden av formalitet på møtet ditt, kan mange av disse handlingene være en del av forslag. For mindre formelle møter, må du være oppmerksom på beslutninger som ikke er klart formulert.
   • Oppgi kort årsakene til en eventuell avgjørelse.

7. 
   

   
   Registrer alle ordens- og prosedyrepoeng. Når det gjøres innsigelse mot en prosedyre, må du ta hensyn til hele innsigelsen og prinsippet som den bygger på, samt den fullstendige avgjørelsen truffet av presidenten.
   • Husk å ta med henvisninger til prosedyrekoden, enten du bruker vedtektene eller organisasjonens protokoll.

8. 
   

   
   Vet når du skal skrive sammendrag av diskusjoner. Det vil bare være nødvendig å gjøre det etter en tydelig uttalt forespørsel. Offisielt gjenspeiler en rapport hva som har vært faktisk og ikke hva som har vært sa . Du må imidlertid ta hensyn til organisasjonens unike krav.
   • Ved å ta notatene dine, forsøk å være objektiv, uansett omstendigheter. Skriv konkrete punkter og ikke følelser. Minimer bruken av adjektiver og adverb. Målet ditt er å skrive et tørt, saklig og til tider smakløst dokument!
   • Sammendraget av diskusjonene skal ikke være nominative. Så unngå å nevne navnene på foredragsholderne i debattene. Dette er spesielt viktig når en samvittighetsløs foredragsholder under en opphetet debatt kan fornærme følsomheten til noen.

9. 
   

   
   Lukk på slutten av møtet. Legg merke til tidspunktet for møteoppsigelse. Husk å plukke opp alle kopier av rapporter, eller husk folk å sende dem til deg.
   • Gå gjennom notatene dine for å forsikre deg om at alt er klart og at du ikke har glemt noe. Dette er på tide å stille spørsmålene dine før deltakerne drar.

Del 3 Skrive protokoll

1. 
   

   
   Begynn å skrive så snart som mulig. Det er best å beskrive referatet umiddelbart etter møtet, så lenge hendelsene fremdeles er ferske i minnet ditt.

2. 
   

   
   Bruk en datamaskin til å skrive inn møteanmerkningene dine. Du har kanskje gjort dette allerede hvis du tok notatene dine på en bærbar datamaskin i løpet av økten. Lagre notatene dine og start et nytt dokument. Du kan sammenligne dem med minuttene ved å plassere dem side om side.

3. 
   

   
   Presentere notatene dine tydelig i avsnitt. Hver ny bevegelse, nytt vedtak eller rekkefølge bør behandles i et uavhengig avsnitt. Under operasjonen, sjekk at:
   • du har respektert reglene for rettskriving og grammatikk, selv om du bruker en stavekontroll om nødvendig,
   • du har brukt den samme tiden i hele e, verken fortid eller nåtid, men uten å bytte fra en gang til en annen i det samme dokumentet,
   • du er objektiv, med andre ord din mening bør aldri vises i referatet, fordi du prøver å lage et objektivt dokument som er ment for alle,
   • du brukte et enkelt og presist ordforråd og erstattet vage uttrykk med passende ord mens du unngikk bruk av blomstrende uttrykk,
   • du nevnte bare handlinger som ble utført, ikke debatter, med mindre du ble bedt om å registrere dem, fordi du skulle fokusere på det som var faktisk og ikke på det som har vært sa,
   • du har nummerert sidene for klarhet.

4. 
   

   
   Distribuer en kopi av utkastet til referatet til medlemmene. Send en kopi til hvert medlem ved hjelp av kontaktinformasjonen på timelisten. Hvis du ikke har kontaktinformasjonen, skal møtefasilitatoren kunne kommunisere den til deg.

5. 
   

   
   La protokollen fra møtet godkjennes. Du kan bli bedt om å lese den høyt på neste møte og sende den til godkjenning. Hvis forslaget blir vedtatt, merk at referatet er vedtatt.
   • Hvis rapporten endres før den blir godkjent, gjør endringene og merk på slutten av dokumentet at den er endret uten å beskrive endringene som er gjort.
   • Hvis et forslag til endring fremsettes etter godkjenning av protokollen, oppgir det eksakte innholdet i forslaget og beslutningen om vedtakelse eller avvisning.

Del 4 Bruke møteminuttmaler

1. 
   

   
   Besøk et nettsted som tilbyr eksempler på møter med møter. Disse malene vil spare deg for tid og unngå feil.

2. 
   

   
   Ta deg tid til å se gjennom nettstedene dine. Bruk mulighetene som tilbys hver enkelt for å finne den modellen som passer deg.
   • Hvis du trenger en bestemt type modell, for eksempel en nåværende eller standardmodell, kan du gjøre undersøkelser og laste ned den valgte modellen ved å klikke på "Last ned" -knappen eller "Bruk en mal" -knappen. Sørg for å lagre det på et lett å finne sted, så du ikke mister det.

3. 
   

   
   Få tilgang til filen. Nå som du er ferdig med å laste ned, pakker du ut filen og åpner den i "Microsoft Word" eller "Excel". Bruk den nyeste versjonen av "Microsoft Word" for letthet og kvalitet. Å holde programvaren oppdatert vil gjøre ting enklere for deg samtidig som du kan bruke nye funksjoner.

4. 
   

   
   Legg til firmaets logo og copyright-symbol i overskriften. Fjern prøvelogoen fra malen, og husk å lese vilkårene for bruk av nedlastingsstedet.Du vil ikke finne deg selv i møte med juridiske problemer, er du?

5. 
   

   
   Endre tittelen. I tittelområdet markerer du ordene "møtetittel" og oppgir den faktiske tittelen på referatet.

6. 
   

   
   Endre presentasjonen av dokumentet (valgfritt). For å gjøre modellen din mer attraktiv, kan du endre fargene eller velge et annet tema. Det er enkelt: finn "layout" -fanen og klikk på "farger og temaer" -delen. På denne måten kan du endre utseendet til modellen din og til og med velge farger som samsvarer med firmalogoen din.

7. 
   

   
   Legg inn underteksten til seksjonene. Det skal være flere felt som du kan fylle ut. Du kan trenge flere felt eller foretrekker å endre e. Tilpass dem i henhold til dine behov.

8. 
   

   
   Lagre malen på den bærbare datamaskinen. Dermed kan du bruke den i løpet av økten til å skrive referatene dine. Hvis du fortsetter å bruke "Microsoft Office", vil ting gå raskere og enklere, og du vil kunne følge møtet med mer organisering og presisjon enn før. Alternativt kan du skrive ut malen din for å ta håndskrevne notater, men sørge for at du har nok plass til å skrive nødvendig informasjon.

9. 
   

   
   Sjekk modellen. Gratulerer! Rapporten din er ferdig. Produktiviteten og nøyaktigheten din skal forbedre eksponentielt nå som du har en modell å følge som hjelper deg å organisere ideene dine. Som med ethvert prosjekt, kan du lese detaljene i modellen din for å identifisere unøyaktige eller manglende elementer. Så snart alt er i orden, kan du bruke det på dine neste møter.