Hvordan forberede deg til et møte

Innhold

• stadier

er en wiki, som betyr at mange artikler er skrevet av flere forfattere. For å lage denne artikkelen deltok 17 personer, noen anonyme, i utgaven og forbedringen over tid.

Forberedelser er veldig viktig for at et møte skal bli en suksess. Møter er også en viktig del av mange karrierer, så det er ikke en liten bedrift!

stadier

1. Spør deg selv om det er nødvendig eller ikke. Hvis du planlegger et møte bare for å formidle informasjon, må du ikke kaste bort andres tid. Send dem et notat.
2. Forbered en mening. Den skal inneholde dato, klokkeslett, agenda og plassering av møtet. Distribuer denne kunngjøringen til deltakerne nok tid på forhånd.
3. Legg ved merknadene fra forrige møte, hvis det var en. Dette vil gi deltakerne muligheten til å identifisere punkter de ikke forstår eller de som de ikke er enige med.
4. Sett de grunnleggende elementene på plass. Arranger stoler og bord før møtestart. Få papir og penner til alle. Legg en karaffel vann på midten av bordet og glass langs bordet.
5. Annonser åpningen av økten. Dette betyr at den som leder møtet, ber om stillhet slik at møtet kan begynne. Bestem kvartalsmål for teamet.Dagens agenda er en liste over emner som du vil ta opp, på en forhåndsbestemt tid, for å oppnå dette målet. For eksempel: 1) Revisjon av situasjonen for målene i forrige kvartal (15 minutter), 2) Tour de tabellen for målforslag (20 minutter), 3) Valg av 5 mål (10 minutter).
6. Pass på fremmøteboka. Du kan også bruke et papir på begynnelsen av møtet og få alle til stede til å beskrive navnet og tegnet. Disse navnene vil bli inkludert i rapporten.
7. Tenk på rapporten. Be sekretæren som har ansvaret for referatet om å beskrive hovedpunktene i møtet og skrive dem senere.
8. Spør, på slutten av det offisielle møtet, om noen har spørsmål. Dette er kjent som diverse problemer. Bestem en dato for neste møte og fullfør dette formelt.

råd

• En agenda avgrenser et møte og forhindrer oss i å snakke for lenge om et bestemt emne.
• Det er vanlig å opprette en president på generalforsamlingen. Formannen leder møtet, sørger for at agendaen følges og at bare en person snakker om gangen.
• Hvis det ikke er oppnevnt noen leder, kan du spørre om noen andre ønsker å fylle den rollen for møtet.
• Det samme prinsippet gjelder for sekretæren som er ansvarlig for rapporten.
• Det er viktig å ha en presis redegjørelse for å unngå ytterligere uenigheter.
• Disse instruksjonene gjelder et formelt møte.
• Selv i forbindelse med et uformelt møte, må du først sende et varsel om at tidspunktet og datoen for møtet er god. Det kan være nok å be deltakerne om å delta på et uformelt møte.

advarsler

• Presidenten må ha en sterk personlighet for å sikre at møtet går jevnt.