Hvordan svare riktig

Innhold

• stadier
• Metode 1 Snakk med noen personlig
• Metode 2 Svar på SMS
• Metode 3 Svar av

Måten du reagerer på noen vil ha innvirkning på hvordan de oppfatter deg og andre. Heldigvis kan du lære å svare på riktig måte til rett tid. Hvis du snakker med noen i person, må du ta hensyn til dem og la dem uttrykke seg før du prøver å svare. I en SMS-samtale er det også uuttalte regler du må følge for å kommunisere ordentlig. L er en mer formell kommunikasjonsmåte, og du må respektere en profesjonell etikett for å overføre informasjonen effektivt og svare riktig.

stadier

Metode 1 Snakk med noen personlig

1. 
   

   
   Lytt nøye. Når noen snakker med deg, må du se dem i øynene og være oppmerksom på det han sier. Du vil vise ham at du lytter til ham og at du forstår ordene hans.
   • Viet all din oppmerksomhet til samtalepartneren din, så han snakker med letthet.
   • Hvis du ikke gjør det bra, kommer du nærmere ham (henne) og spør ham om han vil reise til et roligere sted.

2. 
   

   
   Legg merke til de nonverbale signalene. Kroppsspråk kan si like mye, om ikke mer, enn ord. Når noen snakker med deg, må du se på kroppsspråket ditt for bedre å vite hvordan du skal svare.
   • For eksempel, hvis den som ringer ser seg rundt eller hele tiden beveger føttene, kan det være at han er nervøs eller redd. Du kan spørre ham om alt går bra før du prøver å svare på ordene hans.
   • Vær også oppmerksom på måten han snakker på. Hvis stemmen hans er høy eller aggressiv, kan samtalen begynne å pisse. For å forhindre at situasjonen eskalerer, må du prøve en annen tilnærming.

3. 
   

   
   
   
   Ikke forbered svaret mens den andre snakker. Hvis du er for utålmodig til å svare når din samtalepartner ikke en gang er ferdig med å snakke, vil han legge merke til det og kan bli irritert. Vent til personen er ferdig med å snakke, og du har hørt alt før du tenker på hva du skal svare.
   • Det er veldig frekt å kutte av noen for å fortelle ham om tankene.

   Council: mens han snakker, lytt til samtalepartneren din og legg merke til meningene du vil svare på. Ikke kutt ham av for å gi ham et åndelig eller raskt svar.

4. 
   

   
   Vent til han er ferdig med å snakke for å svare. Når du snakker med noen, la dem alltid være ferdig før du svarer. Dermed vil du ha all informasjonen han ønsket å dele med deg, og vil kunne gi en fullstendig og tilpasset respons.
   • Din samtalepartner kan legge til et siste stykke informasjon etter at du er ferdig med å dele tankene dine. For eksempel kunne han si "å vent, jeg glemte å si noe. La ham fullføre det han har å si.

5. 
   

   
   
   
   Svar nøye og selvsikker. Før du svarer, bør du ta et øyeblikk til å tenke nytt på all informasjonen som er blitt presentert for deg. Ved å gi et ufullstendig svar, vil du gi personen beskjed om at du ikke lytter godt.
   • Hvis du tar et øyeblikk for å reflektere over svaret ditt, kan du også komme med intelligente kommentarer.

6. 
   

   
   Still spørsmål. Hvis du trenger avklaring eller mer informasjon, kan du stille spørsmål. Hvis du ikke forsto eller forsto hva personen sa, ikke prøv å svare basert på din delvise eller feilaktige forståelse av hva han sa. Be ham gjenta det han sa, eller om å forklare hva han mener, slik at han kan svare riktig.
   • Hvis du ikke er sikker på noens intensjoner eller vil at de skal avklare intensjonene sine før du svarer, kan du stille dem et åpent spørsmål som "hva mener du med det? "
   • Det er ingen skade å be noen gjenta det han sa hvis du ikke hørte eller forsto hva han sa.

7. 
   

   
   Snakk tydelig og direkte. Når du har tatt hensyn til det du har blitt fortalt og tenkt på hva du mente, snakk tydelig og selvsikkert. Ikke bruk vage og motstridende begreper for å fremstå som smartere eller mer åndelige. Folk setter pris på oppriktighet. Svar tydelig, for å vise den andre personen at du forstår ham og gi betydning for det han sier.
   • Forsikre deg om at personen er oppmerksom når du snakker, slik at du ikke trenger å gjenta deg selv.
   • Hvis noen andre vil snakke, legg merke til det og la dem snakke.
   • La den andre personen svare på det du nettopp sa. Ikke la være så snart du er ferdig med setningen. Ikke avslutt samtalen så snart du har hatt muligheten til å snakke.

8. 
   

   
   Godta at noen ikke er enige med deg. Selv om du har tenkt på hva du mente, er det alltid en mulighet for at noen kan være uenige med hva du sier. Dette er helt normalt! Vær forberedt på at noen motsier deg eller prøv å fornekte deg for det du sier.
   • Hold et kjølig hode og ikke miste humøret hvis noen prøver å provosere deg.
   • La den andre personen dele sine meninger og tro. Ikke prøv å tvinge ham til å akseptere ditt synspunkt.

Metode 2 Svar på SMS

1. 
   

   
   Bruk et tilfeldig språk i SMS-en din. S, brev og til og med ansikt-til-ansikt-samtaler kan ha en formell struktur. På grunn av SMSs korte og begrensede natur, er et tilfeldig språk det mest passende og formidler best den personlige tonen i samtalen.
   • For eksempel kan du skrive "I V", i stedet for "Jeg går" for å få plass, skriv raskere eller gi en mer avslappet tone.
   • Tegnsettingsregler er generelt mye mindre strenge i SMS. For mange kommaer vil for eksempel gjøre samtalen formell og for stylet.
   • Tror ikke nødvendigvis at en SMS-samtale nødvendigvis vil være veldig avslappet, men hvis samtalepartneren bruker det uformelle språket, gjør det samme slik at han føler seg komfortabel.

2. 
   

   
   Still åpne spørsmål for å åpne samtalen. Hvis du vil fortsette samtalen på SMS, kan du stille åpne spørsmål slik at samtalepartneren din forteller deg mer og gir uttrykk for sin mening om emnet. Ved å stille lukkede spørsmål, som sier "ja" eller "nei", vil samtalen forsvinne.
   • Hvis du for eksempel snakker med en kollega om et faglig tema, kan du spørre ham om noe som: "Hva synes du om det nye prosjektet? "
   • Hvis du vil vite mer om hva personen synes om et emne, kan du sende ham en lignende "Jeg er enig, men hvor tror du det kommer fra?" "

3. 
   

   
   Unngå å sende for korte svar. SMS skal være relativt kort, men et brått svar eller også kort kan antyde at du er sint på samtalepartneren din. Hvis du vil svare avsenderen av SMS-en, skriver du et komplett svar i minst en eller to setninger.
   • Noen ganger er det helt akseptabelt å svare med "OK", hvis kjeglen er den rette. Men ofte kan et "ja", "nei" eller "OK" virke brått og kaldt.

   Council: Hvis svarene dine vanligvis er korte, er dine pårørende sannsynligvis vant til det.

4. 
   

   
   Merk tonen med tegnsetting og uttrykksikoner. På grunn av upersonlig karakter av SMS-utvekslinger, kan samtalepartnerne dine tolke tonen til følelser eller følelser du vil formidle feil. For å unngå misforståelser, bruk tegnsetting og uttrykksikoner med omhu, hvis det er fare for tvetydighet.
   • For eksempel kan du svare "OK jeg fant, takk :)" slik at mottakeren ikke tror du er opprørt eller tørr.
   • Noen ganger kan et sluttpunkt antyde at du er frustrert. For eksempel vil det høres mye mer avslappet ut hvis du sier "nei, det er ikke det", at "nei, det er ikke det. "

5. 
   

   
   Les igjen før du sender. Før du trykker på "send", må du ta et øyeblikk for å lese det på nytt. Forsikre deg om at det ikke er noen feil, at informasjonen er korrekt forklart og at tonen er riktig.
   • Når den er sendt, vil du ikke kunne avbryte forsendelsen. For det er det viktig å lese den igjen før du sender den.

6. 
   

   
   Ikke send mange mennesker etter hverandre. For mange varsler og en hel serie med SMS vil risikere å irritere mottakeren. Svar med en beholder alt du har å si, i stedet for mange korte.
   • Du kan selvfølgelig sende en annen hvis du har glemt informasjon eller hvis du trenger å avklare et poeng.
   • Hvis mottakeren ikke svarer 2 s på rad, er det mulig at han eller hun ikke vil snakke med deg, eller at han ikke får telefonen på seg. I det ene tilfellet som i det andre, gi ham tid til å svare deg.

7. 
   

   
   Be den andre personen snakke med ham på telefon. SMS er kort og kortfattet av natur. Hvis samtalen begynner å bli for komplisert til at du kan uttrykke tankene dine riktig via SMS, ber personen ringe deg slik at du kan føre en samtale med dem.
   • Send ham en som "det ville være lettere for meg å snakke i telefonen. Ring meg når du kan! Takk! "

Metode 3 Svar av

1. 
   

   
   Svar til en på 48 timer. Det er viktig at du svarer på en i rimelig tid, av høflighet og profesjonalitet. Det vil ikke være nødvendig å svare umiddelbart, men husk å svare innen to dager.
   • Hvis det ikke gjaldt deg eller ble sendt til deg ved en feiltakelse, svar til avsenderen, slik at du vet at du ikke er den rette mottakeren.

2. 
   

   
   Bruk en profesjonell hilsen. Den ene er vanligvis mye mer formell enn en SMS eller en telefonsamtale. Begynn svaret ditt med "hei" eller "hei", etterfulgt av personens navn, for å starte veien på riktig måte.
   • Hvis personen du svarer foretrekker en viss hilsen eller har bedt deg om å ringe henne ved fornavnet, respekterer du ønsket. Hvis hun for eksempel foretrekker at du kaller henne "François" i stedet for "Jean-François", gjør du det.

3. 
   

   
   Bruk utropstegn sparsomt. Følg reglene for grammatikk, rettskriving og tegnsetting på skolen din. Vær imidlertid forsiktig så du ikke bruker utropstegnene for ofte eller gir inntrykk av å være uforsiktig eller utålmodig. Bruk dette skilletegn bare når situasjonen er riktig.
   • Et utropstegn vil være velkommen når du gratulerer noen eller deler gode nyheter. Men ved å bruke den for ofte, vil den miste all effekten.

4. 
   

   
   Ikke bruk sprø politi. Bruk en klassisk font slik at du ser profesjonell ut. Ikke bruk flerfarget skrift eller font som Comic Sans for å svare på en.
   • Det mest klassiske valget vil være å bruke Arial eller Times New Roman, i størrelse 10 eller 12.

5. 
   

   
   Ikke legg noen i kopi. Noen ganger er det nyttig å sette en tredje person i en kopi av svaret til en, for å sette inn i samtalen. Imidlertid setter du en veileder eller en kollega i en kopi når det ikke er nødvendig, risikerer du å dolke eller denigrere personen du reagerer på.
   • Hvis du trenger å inkludere en tredjepart i en kjede, kan du bruke alternativet "Bcc" eller usynlig karbonkopi.

6. 
   

   
   Bestem hvem som skal svare i en gruppe. Hvis det mest passende synes å være å svare på alle menneskene det ble sendt til, klikker du på "svar til alle" når du sender det. På den annen side, hvis du bare må stille et spørsmål eller forklare et bestemt emne eller problem for en person, kan du svare på det direkte, alene.
   • Hvis det er mange mottakere, men du bare trenger å svare på noen av dem, velger du kontaktene du vil svare.

7. 
   

   
   Svar på en for å si "takk" bare hvis det er nødvendig. De veldig korte, som ikke gir mye til samtalen, er generelt ubrukelige. Med mindre avsenderen har bedt deg om å bekrefte at du har mottatt og forstått svaret med "takk" vil være ubrukelig og ofte irriterende.

   Council: Hvis avsenderen sender deg en bekreftelsesforespørsel, bekreft mottakelsen av l ved å klikke på dialogboksen.

8. 
   

   
   Gå gjennom din, og husk å sende den til riktig mottaker. Hvis det er strødd med stave- eller grammatiske feil, vil det virke uprofesjonelt. Før du klikker på "send", ta deg tid til å lese svaret på nytt. Sjekk stavemåten og grammatikken og sørg for at du sender den til rett person.
   • Ikke stol på den automatiske korrigereren for å oppdage den minste feil!
   • Les høyt før du sender det, så du innser effekten som produseres.
   • I mange tilfeller fullfører e-postprogrammer og programmer automatisk adressene mens du skriver inn "mottakere" -feltet, og det er da veldig enkelt å sende feil person.