Hvordan skrive en observasjon

Innhold

• stadier
• Metode 1 Gjør observasjoner til en ansatt av
• Metode 2 Gjør en observasjon som en del av en ytelsesevaluering
• Metode 3 Gjør observasjoner til en student

En observasjon er veldig viktig for å hjelpe elever og arbeidere til å forbedre seg. I tillegg til å være essensiell, er det nødvendig med en observasjon på arbeidsplasser og klasserom. Dette er mer åpenbart hvis du er i en hierarkisk posisjon eller lærer folk. Spesielt med et stort antall ansatte som jobber eksternt, er det viktig å gi tilbakemelding i e-post. Hvis du fører tilsyn med andre arbeidere, kan du skrive tilbakemeldinger som en del av en evaluering av ytelsen. Hvis du er lærer, vil du ofte komme med kommentarer til elevene dine.

stadier

Metode 1 Gjør observasjoner til en ansatt av

1. 
   

   
   Angi årsaken til e-posten din. Du kan gjøre dette i emnefeltet eller i e-postadressen. Det er generelt akseptert å informere den ansatte i emnet på e-posten, slik at han vet hva han kan forvente i linjene som skal følge.
   • Her er et eksempel på et emne på e-post: "merknader til det foreløpige utkastet. God start! "

2. 
   

   
   Introduser e-posten med en vennlig merknad. Dette vil få mottakeren til å forstå at du setter pris på på en vennlig og ikke kritisk måte. Dette vil forbedre predisposisjonen hans for å oppfatte kritikken din som konstruktiv.
   • Du kan starte med en setning som: "Jeg håper uken din går veldig bra! "

3. 
   

   
   
   
   Hilsen arbeidet utført av den ansatte. Det er veldig sannsynlig at personen du kommenterer, har gjort en betydelig innsats for å utføre arbeidet du evaluerer. Gjør det helt fra starten ved å uttrykke takknemlighet for innsatsen.
   • For eksempel kan du si: "Takk for arbeidet som er gjort med dette prosjektet. Arbeidet ditt er bemerkelsesverdig.

4. 
   

   
   Kom med positive kommentarer først. Å fortelle personen hva de er flinke til å begynne med, setter scenen for fremtidige kritikere. Vær ærlig, men se etter det positive. Du kan fokusere på det nåværende arbeidet eller innsatsen som tidligere ble gitt.
   • Prøv denne formuleringen: "Dette nye prosjektet er av høy kvalitet. Du har møtt gode mål, og jeg har nok detaljer i metodikken din. "

5. 
   

   
   
   
   Formulere negative kommentarer i form av råd. Selv om det kan være mer effektivt å liste opp alle endringene som må gjøres, kan det være vanskelig for den ansatte å lese og fraråde dem. Sett i stedet inn kommentarer som endringer du vil gjøre.
   • Du kan skrive: "Jeg ville endre seksjoner 1 og 2, så ville jeg inkludere budsjettet i seksjon 3" eller "Jeg ville slettet andre ledd, men jeg vil legge til en gjennomgang av fremdriften til prosjektet for å avslutte delen".

6. 
   

   
   Forklar dine negative kommentarer. Gjør det klart for personen hvor problemet ligger ved å gi detaljerte forklaringer etter behov. Hvis kritikk viser til endring i retning eller forventninger, si det ved å forklare årsaken til endringen.
   • Du kan si dette: "Vi gjør en endring i selskapet for mer detaljerte prosjekter, så det må være mer i noen seksjoner. Jeg har fremhevet deler der du trenger å inkludere mer informasjon. "
   • Hvis kommentaren din angår den ansattes oppførsel, illustrer alltid skriftene dine med noen eksempler. Hvis det for eksempel er relatert til upassende klær når du møter med klienter, bør du gi eksempler på hva du har skylden for. Du kan fortelle ham dette: "På det siste møtet med en kunde hadde du flip flops og tiden før hadde du på deg en t-skjorte. Denne typen avslappet antrekk er ikke egnet til å gi et profesjonelt bilde av samfunnet vårt.

7. 
   

   
   Spesifiser hvordan den ansatte kan løse problemer. Ditt råd kan ikke være til hjelp hvis du ikke takler løsningene for å løse problemene. Avhengig av formålet med tilbakemeldingene dine, kan dette være en liste over spesifikke ting eller en generell sjekkliste over elementer du kan målrette mot.
   • Du kan gi eksempler på mulige løsninger. Dette er en god måte å fortsette når du har en klar idé. Så du kan si dette: "For din neste presentasjon, bruk bare nøytrale farger og unngå overganger. Siden kunder er til stede på disse møtene, bør du ikke bruke sjargongen til selskapet.
   • Du kan også stille spørsmål til ansatte for å hjelpe dem med å finne oppløsningsmetoder. Dette er en annen flott måte å takle problemer som kan løses på tusen måter. For eksempel: "Hva er måtene å hjelpe deg med å forbedre dokumentasjonen din for fremtiden? Eller hvilke endringer planlegger du å innlemme i neste presentasjon? "

8. 
   

   
   Minn ansatte på alle mulige konsekvenser. Noen forretningsspørsmål kan være skadelige for selskapet, og ansatte må informeres. Det meste av tiden er det mindre konsekvenser, men noen ganger kan du miste en kunde eller tilby mindre effektiv kundeservice på grunn av arbeidernes inkompetanse. Avhengig av situasjonen, kan det være konsekvenser for arbeidstakeren hvis han ikke bruker nødvendige justeringer. Så du må informere ham om problemene.
   • Du kan informere dem om at selskapet kan miste kunder på grunn av feil i dokumentene.
   • Du kan også varsle ham om at hvis han ikke forbedrer dokumentasjonen, vil han bli fjernet fra nye prosjekter.

9. 
   

   
   Avslutt med å tydeliggjøre og forklare din takknemlighet. Det er en vennlig måte å avslutte e-posten din for å informere ansatte om at du er på deres side. I tillegg vil det gjøre dem enkelt å be deg om avklaring hvis de ikke forsto ett aspekt av kommentarene dine.
   • Skriv en setning som denne: "du kan stille meg ytterligere spørsmål eller avklaringer om et problem".

Metode 2 Gjør en observasjon som en del av en ytelsesevaluering

1. 
   

   
   Definer et mål. Dette målet er årsaken som begrunner evalueringen. Å kjenne ham kan hjelpe deg med å formulere kommentarene dine bedre og hjelpe arbeideren til å kjenne dine forventninger.
   • Fokuserer du for eksempel på å forbedre den ansatte? Gjør du en helhetsvurdering av selskapet for å finne ut hva slags profesjonell forbedring som vil komme samfunnet til gode? Er det en kvartalsvis vurdering?
   • Informer arbeidstakeren om formålet med vurderingen når han kommenterer. Du kan si: "Selskapet planlegger å tilby omskoleringstimer basert på ansattes behov, og det er grunnen til at jeg vurderer hverandres resultater."

2. 
   

   
   Sjekk merknadene som ble gjort. Dette kan være et varsel om en tidligere vurdering, samt en observasjon som ble formulert uformelt i evalueringsperioden. Du må også sette pris på deres vurdering av denne oppfatningen. Brukte de dette for å forbedre seg? Ignorerte de det?
   • Hvis de har tatt hensyn til en tidligere mening, kan dette anses som et positivt poeng i denne gjennomgangen.
   • Hvis de har ignorert de tidligere anbefalingene, kan du ta opp både det opprinnelige spørsmålet og mangelen på initiativ til å vurdere observasjonen.

3. 
   

   
   Forklar den positive kommentaren ved å gi konkrete eksempler. Det anbefales alltid å starte med de riktige kommentarene. Fortell ansatte hva de har gjort bra og hva de har gjort. Mens du er ærlig, kan du prøve å gjøre så mange positive ting som du gjør for de negative tingene.
   • Gi illustrasjoner som følger: "Du har demonstrert initiativ ved frivillig å lede prosjektet, og du har vist bevist ledelse i å koordinere teamet ditt, ta hensyn til forslag og delegere fullføringen av oppgavene."
   • Oppmuntre atferden du ønsker å forevige.

4. 
   

   
   Gjør en konstruktiv kritikk ved å gi konkrete eksempler. Legg vekt på kritikk av hva som kan være til nytte for organisasjonen og oppnåelsen av arbeidsmål. Fortell dem hva du identifiserte som en vanskelighetsgrad, og hvordan det er et problem.
   • Gi konkrete eksempler. Her er noen eksempler: "I de tre foregående presentasjonene dine ignorerte du budsjettanslagene, som forsinket prosjektet," eller "det gjennomsnittlige antall kontoer som er anskaffet forrige kvartal er 6, men du har beholdt bare 2 Dette er et tegn på underprestasjoner.

5. 
   

   
   Sett resultatmål for neste vurdering. Dette vil hjelpe arbeiderne til å vite hva de trenger for å fokusere sin innsats på for at bedriften skal få det den ønsker av sine ansatte. Det vil også bidra til å gjøre vurderingene nyttige for de ansatte da de nå vet hva du vil at de skal lære av eksamen.
   • Målene må være korte og presise.For eksempel må "ansatte i gjennomsnitt 4 salg per dag", "arbeidere må øke kundekommunikasjonen", eller "ansatte må ta lederopplæring".
   • Forsikre deg om at neste vurdering fokuserer på disse resultatmålene, siden det er dette personalet vil forvente.

6. 
   

   
   Tilbyr profesjonelle treningsmuligheter. Baser anbefalingene dine på den konstruktive kritikken du har gitt. Avhengig av ressursene dine, kan dette inkludere workshops, treninger, praksisplasser eller mentorplasser. Hvis du ikke har nok ressurser, kan du søke etter gratis online-kurs.
   • Vær klar til å endre disse forslagene etter diskusjonen med arbeiderne om evalueringen. De kan for eksempel søke om et profesjonelt utviklingsprogram som du ikke har vurdert.
   • Du må også vurdere sysselsettingsmålene til dine ansatte. For eksempel, hvis en arbeider ønsker å være i en lederposisjon, kan du velge lederopplæring som et karriereutviklingsalternativ. I tillegg, hvis din ansatte er interessert i grafisk design, kan du autorisere dem til å ta et opplæringskurs for å sette deres tilegnede ferdigheter til tjeneste for din bedrift.

7. 
   

   
   Avslutt med et notis om oppmuntring. Uansett resultat av evalueringen, er det ingen som ønsker å høre disse manglene eller hva han trenger for å forbedre. Å avslutte med et notis om oppmuntring kan hjelpe den ansatte til å føle seg viktig i stedet for å føle seg overveldet og motløs.
   • Du kan si: "Det forrige kvartalet var preget av uventede tilbakeslag, men du gjorde en utmerket jobb med å justere produktiviteten. Vi setter pris på din innsats og ser frem til å se mye bedre resultater dette kvartalet. "

8. 
   

   
   Oppfordre samtalepartneren til å svare. Det kan være et muntlig svar etter evalueringsdiskusjonen, eller du kan be de ansatte om å fylle ut et skjema for retur. Du vil ha bedre svar hvis du lar dem tenke gjennom vurderingen og skrive kommentarer i ditt fravær.
   • Be dem om å kommentere kommentarene du kom med. Her er noen eksempler: "Hvis du kan forbedre noe på tilbakemeldingene mine, hva ville det da være? Og var bemerkningen klar og nyttig? "

Metode 3 Gjør observasjoner til en student

1. 
   

   
   Fokuser på elevens læring. Hensikten med observasjonene er å hjelpe elever til å studere. Gi derfor nyttige råd som tar sikte på å forbedre arbeidet deres i stedet for bare å identifisere feil. Formulere dem som instruksjon og ikke bare som kritikk.
   • Du kan skrive en observasjonsrapport om ulike typer lekser som skriftlige oppgaver, presentasjoner og prosjekter.

2. 
   

   
   Gjør en forståelse av innholdet og teknikken. Lærerne trenger faktisk å perfeksjonere seg i disse to aspektene. Dette er enda viktigere hvis studenten er sterkere på det ene området enn det andre. For eksempel kan en student ha veldig gode ideer med en veldig god utvikling, mens han gjør for mange stavefeil, tegnsetting, kutter for mange setninger og bygger uendelige setninger.
   • Hvis du kommenterer en muntlig presentasjon eller prosjekt, må du huske å ta en observasjon på alle aspekter av oppgaven.
   • Kommentarer til en muntlig presentasjon skal for eksempel ta for seg innhold og taleregenskaper, mens de på et prosjekt skal fokusere på innhold, kreativitet og implementering.

3. 
   

   
   Vær spesifikk om positive og negative observasjoner. Å skrive kommentarer som "godt arbeid", "hard forbedring" eller "kan gjøre det bedre" viser ikke eleven hva han trenger å forbedre eller hva han har gjort bra. For at observasjonene dine skal være effektive, må han vite hva du syntes var bra eller ikke.
   • Her er et eksempel: "Avhandlingen din er krystallklar, godt skrevet og følger formatet jeg lærte deg. På den annen side må presentasjonen av emnet gjennomgås siden den ikke refererer til oppgaven din.
   • En annen formulering: "ideene dine er godt utviklet, men jeg anbefaler deg å delta i veiledninger slik at vi jobber med tegnsetting du ofte gjør og fragmenteringen av setninger du ikke lykkes".
   • Lag en blanding av positive kommentarer og konstruktiv kritikk.

4. 
   

   
   Foreslå måter å forbedre i stedet for å rette feil. Du kan fremheve noen feil, men unngå å rette opp studentens arbeid. Beskriv problemet du fant på arket, for eksempel overdreven kommabruk, og foreslå hva du kan forbedre.
   • Du kan si dette: "Du har brukt kommaene for mye i skrivingen din. Jeg anbefaler at du går gjennom reglene for bruk av komma. Hvis du deltar i opplæringsprogrammer, vil vi samarbeide om et avsnitt. "

5. 
   

   
   Angi prioriteringer for neste oppgave eller prosjekt. Dette gjør at studenten kan fokusere på noe å komme videre i arbeidet. Du kan trekke på læringsmål eller elevens behov for å sette prioriteringer basert på arbeidet du gjør.
   • Du kan si: "Fra dette øyeblikket vil jeg at du slutter å lage ødelagte setninger og fokusere på bruken av den aktive måten".

6. 
   

   
   Begrens observasjonen til en enkelt seksjon eller ferdighet. Fokuser deg på de nåværende læringsmålene eller elevens behov du evaluerer. Forsikre deg om at studentene dine vet at du har begrenset vurderingen din til bare en del av arbeidet, slik at de ikke antar at de andre delene er utenfor bebreidelse.
   • Du kan markere eller merke delen ved å kommentere.
   • Før du gir elevene lekser, må du informere dem om at du bare har tatt observasjoner om deler av oppgaven.
   • Du kan også la dem velge forestillingen eller kapittelet som vil bli gjenstand for observasjoner.

7. 
   

   
   Unngå å overvelde studenten. Hvis det gjør mange feil, ikke gjør alle observasjonene samtidig. Å komme med mange kommentarer samtidig kan overbelaste eleven og avskrekke ham. Start i stedet med de enkleste oppdateringene eller endringene.
   • Du kan for eksempel starte med å fokusere på å unngå fragmentering av setninger og lete i en ordbok for ord som du ikke vet hvordan du stave.
   • Du kan også fokusere bare på læringsmålet for oppgaven.

8. 
   

   
   Oppfordre elevene til å fortsette å jobbe. Avslutt med en positiv kommentar, motiver dem til å fortsette å jobbe. Du kan nevne andre forbedringer som du har spesifisert i arbeidet deres ved å oppmuntre dem til å gjøre mer.
   • Du kan skrive følgende: "Med tanke på hvordan forfatterskapet ditt har blitt bedre i år, vet jeg at du vil gjøre en utmerket jobb med å ta hensyn til forslagene mine. Jeg kan ikke vente med å lese neste eksemplar! "