Hvordan skrive en fremdriftsrapport

Innhold

• stadier
• Del 1 Start prosessen
• Del 2 Skrive rapporten
• Del 3 Unngå vanlige feil

Fremdriftsrapporter er veldig viktige for å lede et profesjonelt eller akademisk prosjekt. I tillegg vil de hjelpe deg med å informere overordnede, kollegaene eller kundene dine bedre om fremdriften i prosjektet du innser. Rapporten din skal spesifisere arbeidet som er utført og trinnene som må tas for å fullføre prosjektet.

stadier

Del 1 Start prosessen

1. 
   

   
   Bestem formålet med rapporten. Noen kan be deg beskrive en fremdriftsrapport av flere årsaker. Det er klart, og i de fleste tilfeller er det å vise fremgangen du har gjort med å fullføre et spesifikt prosjekt. Imidlertid må du vurdere målet ditt litt nærmere.
   • En rapport om fremdriften til et program eller et forskningsprosjekt vil være litt forskjellig fra en rapport om et profesjonelt prosjekt. I dette tilfellet vil du bli bedt om å gi informasjon uten nødvendigvis å ta hensyn til andre elementer som kostnader, men dette er ikke alltid tilfelle.
   • En rapport til en klient vil være forskjellig fra en rapport skrevet for en overordnet. I begge tilfeller må du vurdere årsakene til å skrive rapporten.

2. 
   

   
   
   
   Bestem leserskare. Når du har satt målet for rapporten, må du velge informasjonen leserne trenger, for å inkludere den i e. Fremdriftsrapportplanen vil være tilnærmet den samme, uavhengig av temaet som presenteres. Imidlertid må du ta hensyn til særegenheter ved prosjektet ditt.
   • Hva er lesernes forhold til prosjektet? Hva er effekten av prosjektet på dem? For eksempel vil denne påvirkningen være forskjellig hvis det er din overordnede eller en klient.
   • Se for deg hvilken beslutning leserne vil ta etter å ha lest rapporten. Det kan for eksempel være logistikk, finansiering eller frister.
   • Bestem hvilken informasjon leserne dine vil trenge for å delta i prosjektet og følg den effektivt. Hva er de tekniske aspektene som leserne dine trenger å vite? Er de vant med sjargongen som ble brukt i den aktuelle aktiviteten?

3. 
   

   
   
   
   Finn den beste måten å kommunisere med publikum på. En fremdriftsrapport er ikke bare et skriftlig dokument som du gir videre til din veileder eller lærer. Det kan ta forskjellige former, som tilfellet er.
   • En fremdriftsrapport kan være en muntlig presentasjon laget på et ukentlig eller månedlig arbeidsmøte.
   • Det kan også ha form av en e-post sendt regelmessig til kolleger.
   • Du kan også bestemme deg for å skrive et memoar og henvende deg til din veileder.
   • Vanligvis vil du skrive en offisiell rapport for en klient eller myndighetsorgan.

4. 
   

   
   Ta kontakt med kokken din. Med mindre du allerede har skrevet denne typen rapporter og i dette tilfellet du vet alt om problemet, kan du prøve å få maksimalt informasjon fra overordnede. Firmaet ditt kan kreve en spesifikk presentasjon, i hvilket tilfelle du må følge.

5. 
   

   
   Velg tonen i rapporten. Alle fremdriftsrapporter er ikke nødvendigvis formelle. I virkeligheten blir interne rapporter til kolleger eller direkte veiledere ofte skrevet i en avslappet tone. Dette er grunnen til at du må ta kontakt med lederen din om hva han forventer av rapporten din.
   • Hvis det er en rapport til en klient eller til en oppgavegjennomgangskomité, anbefales det å vedta en formell tone.
   • En formell eller uformell tone spiller imidlertid ingen rolle, fordi det viktigste er å være tydelig, presis og ærlig.

Del 2 Skrive rapporten

1. 
   

   
   Velg presentasjonen av dokumentet. Før du begynner å skrive, må du velge en passende presentasjon og angi innholdet og tonen i rapporten.
   • Du kan bruke en punktliste. Denne metoden lar deg presentere informasjonen din på en tydelig måte. Leseren vil være i stand til å bla gjennom din e for å få nødvendig informasjon. En slik liste kan imidlertid mangle formalisme i tilfelle en delrapport. Derfor, hvis rapporten er for dine ledere, er det best å bruke en oversikt. Men hvis du kommuniserer med kolleger, velger du en e-post.
   • Husk også å ta med diagrammer eller tabeller. Dette er spesielt relevant hvis du skriver en fremdriftsrapport om et prosjekt som du prøver å få finansiering for, eller hvis du prøver å rettferdiggjøre leseren finansieringen du har mottatt.

2. 
   

   
   Organiser e i avsnitt. En god fremdriftsrapport skal være så tydelig som mulig. Det er best å dele e i avsnitt, for å gruppere informasjon om det samme spørsmålet.
   • For å gjøre e klarere, tenk på å legge til undertekster, slik at leserne har en ide om innholdet i hver seksjon. Hvis et punkt er av spesiell interesse for dem, vil de kunne få tilgang til det direkte.

3. 
   

   
   Skriv tittelen. Generelt sett er tittelen øverst på første side hvis du presenterer dokumentet på følgende sider. Igjen, dette vil avhenge av presentasjonsreglene laget av ditt firma eller universitet. Gjør derfor de nødvendige sjekkene med tiden.
   • Tittelen må inneholde dato, det vil si datoen for innsending av rapporten, navnet og funksjonen til mottakeren, navnet på forfatteren, dens funksjon og rapportens formål.

4. 
   

   
   Gå inn i introduksjonen. Denne delen kommer etter tittelen. Ofte kan det kursiseres for å skille det fra resten e. Det tjener til å gi en oversikt over prosjektet og dets fremdrift. Du vil presentere fremgang og oppnådde mål.
   • Sørg for å ta med emnet i rapporten. Introduser også prosjektet, og husk at det er en oppdatering om fremdriften.

5. 
   

   
   Skriv kroppen til e. Denne delen kan deles inn i seksjoner og underseksjoner. Det er faktisk bare en mer detaljert introduksjon. Undersøk innholdet i det og kjøtt det ut.
   • Spesifiser oppgavene som er fullført siden forrige rapport, så vel som de som pågår.
   • Analyser problemene du har møtt, spørsmålene som skal besvares og løsningene som kan beholdes.
   • Påkall og rettferdiggjør endringene som skjedde under prosjektet.
   • Det kan også være lurt å inkludere andre elementer som personalomsetning, kostnadsoverskridelser, forsinkelser, problemer med å skaffe dokumenter eller problemer med datamaskin og sikkerhet.

6. 
   

   
   Ta de neste trinnene i prosjektet. Denne delen er en del av rapporten. Det vil tjene til å informere leseren om de gjenværende fasene i prosjektet. Ikke glem å nevne problemene som kan påvirke budsjettet, ledelsen eller fristen for å fullføre prosjektet.
   • Fremfor alt må du ikke se bort fra noen endring i prosjektfristen.
   • Unngå vanningsproblemer. Ikke bekymre deg leseren unødvendig, og ikke løfter du ikke vil være i stand til å holde.

7. 
   

   
   Angi det totale antall arbeidstimer. Du må vise hvor mye tid du og teamet ditt brukte, hvis du har en, på prosjektet. Leserne dine vil vite at du jobbet hardt, enten det var linjelederen din, klientene dine eller et myndighetsorgan som kunne gi deg penger.

Del 3 Unngå vanlige feil

1. 
   

   
   Vær forsiktig så du ikke avviker fra faget ditt. Skrivingen din vil være korrekt så lenge du respekterer punktene beskrevet ovenfor. Forsøk å ikke komme vekk fra temaet ved å håndtere marginale problemer, selv om de er interessante.
   • For eksempel, hvis prosjektet ditt er for frivillig organisering av et kunstarrangement, kan du bli fristet til å ta fatt på en analyse av den beklagelige finansieringen av tilstanden til kunst, men det vil ikke virkelig hjelpe deg å kartlegge fremdriften til prosjektet.

2. 
   

   
   Vær enkel. En delrapport tar sikte på å presentere fremgangen du har gjort, uten å drukne leseren i en strøm av ord og overflødige ideer. Alt du trenger å gjøre er å fokusere på fremdriften i prosjektet, trinnene som må tas og endringene som må gjøres.
   • Avhengig av mottaker av rapporten, kan det hende du blir pålagt å ikke overskride et visst antall ord. En god regel er å presentere nødvendig informasjon så kortfattet som mulig.

3. 
   

   
   Unngå å være for vag. Sørg for å avklare prosjektets nåværende status. Unngå for eksempel å si noe som "vi går videre for å finansiere vår kunstneriske begivenhet". I stedet presentere informasjonen din på en mer eksplisitt måte: "takket være de to tilskuddene på € 5000 som er gitt av disse forskjellige institusjonene, trenger vi bare € 2000 for å nå vårt mål på € 12.000".

4. 
   

   
   Slett ekspansive uttrykk. Husk at du vil skrive en tydelig og kortfattet rapport. Selvfølgelig, prøv å ikke rote din e med uttrykk som ikke tilfører noe i rapporten. For eksempel er begreper som "total katastrofe" eller "overveldende suksess" for emosjonelle eller for vage til å bli inkludert i en rapport til en klient eller direktør.

5. 
   

   
   Sitat kildene dine. Identifiser eksterne kilder til informasjon, data og grafikk som er innebygd i rapporten riktig. Du kan legge til en side der du vil indikere disse kildene.