Hvordan svare på sjefen til telefonen min

Innhold

• stadier
• Del 1 Øve den profesjonelle etiketten på telefonen
• Del 2 Diskuter med din veileder
• Del 3 Besvare en telefonsamtale utenom arbeidstid

Å motta en telefon fra sjefen din er noen ganger en kilde til angst, spesielt hvis det ofte gjør deg nervøs og gjør at du mister selvtilliten. Den beste måten å svare på telefonsamtaler fra arbeidsgiveren din er å utøve profesjonell etikette på telefonen til enhver tid og alltid være klar til å godta oppgaver og svare på spørsmål relatert til deres arbeid.

stadier

Del 1 Øve den profesjonelle etiketten på telefonen

1. 
   

   
   Ta opp samtalen. La telefonen ringe to til tre ganger før du tar opp den. Dette vil gi ham inntrykk av at du er opptatt og presterer godt. Ta opp samtalen for tidlig, gi inntrykk av at du ikke er veldig opptatt eller ikke gjør noe i det hele tatt, og venter for lenge før du gjør det, antyder at den som ringer ikke er en prioritet for deg.
   • Husk å bruke denne regelen hver gang du er i profesjonelle omgivelser, hvem som ringer deg. Gjør det ikke eller bruk ikke regler for bekvemmelighet bare når sjefen din prøver å kontakte deg på telefon, men med alle, inkludert kollegene, kundene og leverandørene dine, som vil være mer mottakelige hvis du oppfører deg riktig. I tillegg kan du aldri vite med sikkerhet når arbeidsgiveren din vil ringe deg fra en annen linje.

2. 
   

   
   
   
   Hilsen ham profesjonelt. Når du svarer på telefonen, må du forsøke å være så profesjonell og hyggelig som mulig. Hvis for eksempel kollegene eller arbeidsgiveren din ringer deg, sier du: "Her Jean Poisson. Hvordan kan jeg hjelpe deg? "
   • Hvis du jobber i en stor organisasjon med flere avdelinger, angir du navnet på avdelingen eller avdelingen din i hilsenen. Si: "Her Jean Poisson fra handelsavdelingen. Hva kan jeg gjøre for deg? "
   • Når du svarer på en telefon fra en ekstern linje, skriver du inn navnet på virksomheten din, selv om du tror sjefen din kan ringe deg. Si for eksempel: "hei! Her ABC Service, Jean Poisson til enheten. Hvordan kan jeg hjelpe deg? "

3. 
   

   
   Svelg mat eller spytt tyggegummiet. Gjør det best før du tar opp telefonen, men hvis du ikke kan gjøre det i tide, fullfør handlingen på en mest mulig diskret og rolig måte. Det er upassende å snakke med tyggegummi eller mat i munnen og gir et dårlig selvbilde. Bedre samtalepartneren vil innse det.

4. 
   

   
   
   
   Snakk tydelig og direkte inn i mikrofonen. Dette vil hjelpe deg å unngå kommunikasjonsproblemer mellom deg og din veileder, noe som kan forårsake problemer senere. I tillegg vil sjefen din bli frustrert hvis han har problemer med å kommunisere med deg på grunn av et lydproblem eller dårlig lydkvalitet.
   • Husk også å smile når du svarer og snakker i telefonen. Flertallet av innringere, inkludert sjefen din, vil vite at du smiler med stemmen og tonen. Dette vil ha en positiv effekt på sjefen din, spesielt hvis du jobber i en bransje relatert til salg og kundeservice.

5. 
   

   
   Gi alt oppmerksomheten. Vær veldig forsiktig når du snakker i telefonen med sjefen din. Stopp alt du gjør selv om det er en oppgave han hadde gitt deg tidligere. Vær forberedt på å lytte til hva han har å si til deg.
   • Generelt bør du unngå å bli distrahert av eksterne faktorer når du kommuniserer med sjefen din. Hvis for eksempel en av kollegaene dine kommer inn på kontoret ditt mens du er i telefonen, kan du fortelle ham med en høflig gest at du ikke kan snakke med ham akkurat nå.

Del 2 Diskuter med din veileder

1. 
   

   
   Ta notater. Ta din notisbok og vær klar til å ta notater når du chatter med ham. Hvis du gjør dette, kan du når som helst være klar til å merke deg all viktig informasjon som han ønsker å kommunisere til deg under samtalen, for eksempel: tider, datoer, adresser eller instruksjoner for en bestemt oppgave.Dette vil også tillate deg å skrive ned alle viktige spørsmål du vil stille ham til gjengjeld.
   • Husk alltid å ha på skrivebordet, i en topp skuff eller på et lett tilgjengelig sted, en notisblokk og en penn. Når du har en notisbok i nærheten, kan du registrere viktig informasjon hver gang du tar en planlagt eller uplanlagt telefonsamtale.
   • Hvis du ikke har en bærbar PC for hånden, men sitter foran datamaskinen, åpner du en tom side eller Word-dokument og lager notater som om du bruker en notisbok. Vær imidlertid oppmerksom på at han vil være i stand til å høre deg skrive, så vær veldig forsiktig og lytt nøye slik at han er mindre tilbøyelig til å lure på om lydene på tastaturet ditt virkelig er relatert til samtalen din.

2. 
   

   
   Hold deg rolig. Pust dypt og rolig et øyeblikk og drikk litt vann etter behov for å roe deg ned. Det er lett å gjenkjenne en engstelig person på telefonen, spesielt hvis hun puster hardt eller har en skjelvende, nølende stemme. Å holde seg i ro vil også hjelpe deg med å føle deg mer trygg og kontrollere situasjonen.
   • Hvis du vet at arbeidsgiveren din vil ringe deg snart, befri deg fra angst ved å gå litt før du mottar samtalen. Stå opp og gå litt på kontoret eller tjenesten din, det vil hjelpe deg. Bare husk å komme tilbake i tid for samtalen.
   • Hvis du føler behov for å roe seg raskt før eller under samtalen, ta noen dype åndedrag. Pust inn så sakte som mulig gjennom nesen i fire til fem sekunder. Hold pusten i ytterligere tre sekunder, og pust deretter forsiktig ut ytterligere fire til fem sekunder. Innånding av oksygen vil hjelpe deg med å lindre spenningen og la deg tømme hodet.

3. 
   

   
   Øv på aktiv lytting hele tiden. Siden han ikke snakker med deg i ansiktet, er det viktig at du tydelig forstår alt han forteller deg på telefonen. Ikke nøl med å be ham om å gjenta og forklare ting du ikke har hørt eller forstått.
   • Be faktisk om avklaring eller bekrefte noen detaljer fra tid til annen, selv om du forstår instruksjonene hans. Bare prøv å oppsummere instruksjonene dine med dine egne ord før du legger på. Ved å øve på aktiv lytting, vil du vise ham at du lytter til ham flittig og er profesjonell.

4. 
   

   
   Svar ham kort. Ikke gå rundt busken, komme rett til poenget og svar ham direkte. Dette gir inntrykk av at du er godt forberedt og vil tillate sjefen din å fokusere på formålet med samtalen uten å bli for distrahert. I de fleste tilfeller er arbeidsgiveren din veldig opptatt og bare ringer deg fordi han vil ha spesifikk informasjon fra deg. Med mindre han spesifikt ber deg om å gi ham alle detaljene, gi ham nøyaktig hva han vil.
   • Nok en gang betyr ikke dette at du ikke bør be om avklaring om nødvendig. Arbeidsgiveren din er absolutt veldig opptatt, men det er bedre å bruke 60 sekunder mer på å stille spørsmålet ditt enn å måtte bruke timer på å rette feilene dine med sjefen din. Hvis du har mange spørsmål å stille, men ikke nok tid til å stille, kan du spørre lederen din om du kan komme nærmere en bestemt kollega eller konsultere et skriftlig dokument for å bli mer informert.

5. 
   

   
   Gjør verbale nikker. Gjør dette gjennom samtalen. Muntlige nikker er uttalelser som "ja", "enig", "Jeg forstår" og "jeg ser." De viser alle at du aktivt lytter til det.
   • Selvfølgelig skal disse verbale nikkene lages til passende tidspunkter i løpet av samtalen. Vent til en pause etter en instruksjon eller forklaring før du gjør det.

6. 
   

   
   Ha en positiv holdning gjennom samtalen. Å ha en positiv og dynamisk holdning viser sjefen din at du er selvsikker, kompetent og ikke redd for å møte utfordringene ved å jobbe. Hvis han for eksempel ringer deg for å diskutere et problem, snakk med ham om mulige løsninger du kan implementere.
   • Vær så mottakelig som mulig selv om han kritiserer arbeidet ditt eller holdningen din. Godta kritikken ved å oppsummere den med dine egne ord, og diskuter deretter hvordan du løser den. Du kan ærlig uttrykke bekymringene dine for veien videre i fremtiden, men unngå unnskyldninger for tidligere feil eller problemer.
   • Formulere setningen din ved å bruke pronomenet "I" i stedet for "deg" når du vil uttrykke bekymringene dine eller forklare tidligere problemer. Dette vil tillate lederen din å ikke sette seg selv i forsvaret, svare deg negativt eller på streiken av sinne. Hvis han for eksempel ringer deg for å diskutere med deg om en oppgave du ikke var i stand til å fullføre i tide, kan du si: "Jeg hadde problemer med å samle den nødvendige informasjonen" i stedet for å si "deg ga meg ikke nødvendig informasjon i tide ".

7. 
   

   
   Takke ham. Husk å takke kokken for at du tok deg tid til å ringe deg. Selv om det er han som ringte deg, og ikke omvendt, er det en flott måte å takke ham for at du ringer deg, for å vise ham din takknemlighet for den tiden han eller hun har gitt deg. Si for eksempel: "Jeg vet at du har en travel dag, takk for at du tok deg tid til å ringe meg. "
   • Gjør dette hver gang din veileder ringer til deg, og spesielt når han gjør det for å uttrykke en bekymring, kritisere arbeidet ditt eller forklare et prosjekt. Målet er å vise deg hvor ivrig du er til å utføre oppgavene du har fått, og å takke ham for tiden han eller hun har gitt deg er en måte å erkjenne at hans samtale vil hjelpe deg med å gjøre jobben godt.

Del 3 Besvare en telefonsamtale utenom arbeidstid

1. 
   

   
   Besvar samtalen hvis mulig. Hvis sjefen din ringer deg etter arbeidstid, ta opp og diskutere med ham hvis det ikke forstyrrer de andre prioriteringene dine. Å gjøre dette er enda viktigere hvis du har vært i denne stillingen i mindre enn seks måneder.
   • Din vilje til å kommunisere med sjefen din etter ordinær arbeidstid vil vise hvor dedikert du er til virksomheten din og arbeidet ditt.
   • Hvis du ikke kan svare ham når han ringer til deg, signer ham så snart du kan. Helst ville du lytte til stemmen du har igjen og ringe tilbake så snart som mulig. Avhengig av selskapets kultur og arten av samtalen, bør du kunne få det ved å sende en e-post eller e-post for å forklare hvorfor du ikke kunne ta samtalen hans hvis du ikke kan ringe ham tilbake.

2. 
   

   
   Gjennomgå bedriftskulturen. I noen selskaper krever arbeidsgiveren at den ansatte holder kontakten via telefon og e-post, uansett tid eller dag. Selv om dette kan virke urettferdig, vil du fortsatt måtte godta det som en del av din bedriftskultur hvis du vil fortsette å jobbe med den.
   • Hvis du ikke vet hvilke regler du skal følge, kan du komme nærmere kollegene. Du kan lære at du kan vente noen timer før du svarer, eller at alle reagerer umiddelbart. Finn riktig informasjon og bruk den.

3. 
   

   
   Hold deg positiv og handle i henhold til situasjonen. Vær alltid høflig og positiv når du lytter til arbeidsgiveren din, også utenfor arbeidstiden. Når det er sagt, må du se på hver situasjon individuelt før du bestemmer deg for hvordan du skal svare på den.
   • For eksempel, hvis arbeidsgiveren kritiserer deg eller gir deg instruksjoner om en jobb, ta notater under samtalen, men ikke nøl med å fortsette den ekstra profesjonelle virksomheten når samtalen er over. Hvis oppgaven han har gitt deg ikke haster, kan du sette den til side og utføre den i løpet av normal arbeidstid.
   • På den annen side, hvis det er en nødsituasjon, må du sette deg selv samtidig og løse problemet uten å tape et sekund, i henhold til sjefen din ønsker.

4. 
   

   
   Evaluer din arbeidsglede. Sjefen din kan ikke med rimelighet forvente at du vil være tilgjengelig 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, men det er ingen garanti for at forventningene hans blir rimelige. Hvis sjefen din ringer deg regelmessig etter timer og det får deg til å føle deg ubehagelig eller engstelig, bør du vurdere å lete etter en annen jobb.
   • Slå av mobiltelefonen din hvis du vet at arbeidsgiveren din vil ringe etter timer, men med mindre du er fagforening, kan du sannsynligvis få sparken når som helst. Sjefen din kan trekke seg tilbake hvis han / hun merker at du ikke svarer på samtalen hans etter arbeidstid eller sender deg tilbake for dette.