Hvordan skrive en endringsstyringsplan

Innhold

• stadier
• Metode 1 Skriv en plan for å håndtere organisasjonsendringer
• Metode 2 Spor endringer i prosjektet

Det er to typer planer for endringsstyring. Man adresserer virkningen av endringer i en organisasjon og letter overgangen. Det andre hjelper til med å spore endringer i et enkelt prosjekt, og skaper en tydelig oversikt over endringer i produkter eller omfanget av prosjektet. Disse planene handler om å kommunisere hva som må gjøres tydelig og nøyaktig.

stadier

Metode 1 Skriv en plan for å håndtere organisasjonsendringer

1. 
   

   
   Vis årsakene til endringene som skal gjøres. Liste over faktorer som førte til beslutningen om å gjøre endringer, for eksempel dårlig ytelse, ny teknologi eller en endring i organisasjonens oppdrag.
   • En tilnærming er å beskrive den nåværende tilstanden i virksomheten, og den fremtidige situasjonen denne planen tar sikte på å skape.

2. 
   

   
   Definer arten og omfanget av endringene. Beskriv kort den forventede arten av prosjektet. Bestem om dette vil påvirke stillinger, prosessendringer, politikkendringer eller organisasjonsstruktur. Liste over avdelinger, arbeidsgrupper, systemer eller andre komponenter som kan bli gjenstand for justering.

3. 
   

   
   
   
   Beskriv støtten fra interessenter. Liste over alle interessenter som er involvert i planen, for eksempel filialen, misjonssjefen, talsmannen, forbrukerne eller de ansatte som er berørt av endringen. For hver av disse delene, spesifiser om interessenten vil støtte endringene som skal gjøres.
   • Husk å lage en tabell som kan forklare denne informasjonen tydelig og kortfattet. For hvert berørt parti, vurder prioritetsnivået (høyt, middels eller lavt) for følgende data: bevissthet, støttenivå, innflytelse.
   • Hvis det er mulig, gjennomfør en-til-en-intervjuer for å vurdere interessentens støtte.

4. 
   

   
   Sett opp et team. Dette teamet vil være ansvarlig for å kommunisere med alle interessenter, lytte til forskjellige bekymringer og sikre at driften foregår under best mulig forhold. Velg mennesker som er veldig troverdige i virksomheten og som har gode kommunikasjonsevner.
   • Du bør ansette en promotør fra toppledelsen. Legg vekt på at det vil være et aktivt arbeid for å fremme endring, ikke bare for å godkjenne planen.

5. 
   

   
   
   
   Utvikle en tilnærming med ledelsen. Å motta all støtte fra selskapet er avgjørende for å lykkes med operasjonen. Tillat alle toppledere å kommentere endringene og samarbeide med hverandre for å spille en aktiv rolle i dette prosjektet.

6. 
   

   
   Lag en plan for hver skuespiller. For hver interessent, inkludert de som støtter prosjektet, må du vurdere risikoene og problemstillingene som er involvert. Overlate teamet som har ansvaret for å løse disse bekymringene.

7. 
   

   
   Lag en kommunikasjonsplan. Kommunikasjon er nøkkelelementet i denne prosessen. Kommuniser ofte med alle involverte parter. Forsterk årsakene bak endringene som skal gjøres og fordelene som vil komme fra dem.
   • Skuespillere bør motta en-til-en, toveiskommunikasjon. Møter ansikt til ansikt er avgjørende.
   • Kommunikasjonen må komme fra en promotør av hovedledelsen, direkte veileder for hver ansatt og enhver annen talsperson som skuespillerne stoler på. All kommunikasjon må bestå en sammenhengende.

8. 
   

   
   Vær oppmerksom på all motstand. Det er alltid motstand mot endring. Dette skjer på individnivå, og derfor må du kommunisere personlig med interessenter for å finne årsaken til disse motstandene. Vær oppmerksom på klagene, slik at ledergruppen kan avhjelpe dem. Disse bekymringene inkluderer vanligvis følgende punkter.
   • Ingen motivasjon, eller ingen følelse av press.
   • Ingen forståelse av den generelle situasjonen eller årsaker til behovet for endringer.
   • Mangel på deltakelse i prosessen.
   • Usikkerhet om jobbstabilitet, fremtidige roller eller krav og ferdigheter som kreves for fremtidige stillinger.
   • En svikt fra ledelsen til å innfri forventningene om implementering av endring eller kommunikasjon.

9. 
   

   
   Ta hindringene. Du må svare på påstander ved å styrke kommunikasjonen, eller ved å endre strategi. Andre krav kan kreve komplementære tilnærminger, som du kan inkludere i planen din eller outsource til ledergruppen. Undersøk hvilke av disse alternativene som er best for din organisasjon.
   • For eventuelle endringer i stillinger eller prosesser, gjør opplæring av ansatte til høyeste prioritet.
   • Hvis du planlegger en overgangsperiode så jevn som mulig, kan du planlegge møter eller øke fordelene for de ansatte.
   • Hvis interessentene ikke er motiverte, gi dem insentiver.
   • Hvis de føler seg koblet fra prosjektet, arranger et møte for å samle tilbakemeldinger og gjennomgå eventuelle endringer i planen.

Metode 2 Spor endringer i prosjektet

1. 
   

   
   Definer rollene. Liste over rollene som vil bli tildelt hver for dette prosjektet. Beskriv ansvar og ferdigheter som kreves for hver rolle. I det minste delegere en Chef de Mission til å implementere endringene på daglig basis samt en promotør for å spore all fremgang og ta viktige beslutninger.
   • For store prosjekter i et stort selskap, kan det hende du må dele roller mellom flere personer med spesialisert kunnskap.

2. 
   

   
   Sett opp en kontrollkommisjon. IT-prosjekter inkluderer vanligvis en endringskommisjon bestående av representanter fra hver interessentgruppe. Denne kommisjonen vil være ansvarlig for å godkjenne forespørsler, i stedet for oppdragslederen, og formidle beslutninger til interessenter. Denne tilnærmingen er meget godt egnet til prosjekter med en rekke interessenter og kan kreve hyppig revurdering av kjernemål.

3. 
   

   
   Lag en prosess for å bruke forespørslene. Når et teammedlem identifiserer fremgangen, hvordan går du fra ideen til virkeligheten? Beskriv denne prosessen her, som avtalt av teamet.Slik kan det se ut.
   • Teammedlemmer må fylle ut et søknadsskjema og sende det til prosjektmyndigheten.
   • HOM bør legge inn informasjonen fra skjemaet i forespørselsloggen og oppdatere denne loggen ettersom forespørsler blir vurdert eller avvist.
   • Lederen ber teammedlemmene skrive en mer spesifikk plan og estimere innsatsen som kreves.
   • Misjonssjefen sender planen til arrangøren for mulig adopsjon.
   • Endringene er gjort. Interessenter blir ofte informert om fremgang.

4. 
   

   
   Opprett et søknadsskjema. Følgende data må inkluderes i skjemaet og må legges inn i endringsloggen.
   • Datoen for endringsforespørselen.
   • Antall forespørsler tildelt av prosjektlederen.
   • Tittel og beskrivelse.
   • Navn, e-post og telefonnummer til personen som fyller ut skjemaet.
   • Prioriteten til hver forespørsel (høy, middels eller lav). For hastige endringer kan det hende du trenger spesifikke frister.
   • Produkt- og versjonsnummer (for IT-prosjekter)

5. 
   

   
   Legg til tilleggsinformasjon. Endringsloggen må også kunne følge opp beslutninger som tas og følge nøye med gjennomføringen av dem. I tillegg til informasjonen fra søknadsskjemaene, må du reservere plass til:
   • godkjenning eller avslag på søknader,
   • signaturen til personen som vil godkjenne eller avslå søknadene,
   • tidsrammen for implementering av endringene,
   • datoene for endringene slutter.

6. 
   

   
   Følg opp viktige beslutninger I tillegg til endringsloggen, kunne prosjektet dra nytte av en oversikt over viktige beslutninger. Denne uttalelsen kan gjøre det lettere for deg på lang sikt, eller bidra til å spore prosjekter som har hatt endringer i ledelsen. Denne filen kan også fungere som en kommunikasjonsveiledning for klienter eller styrende organer. Følgende informasjon inkluderer for hver endring som gjøres i tide, omfanget eller kravene til prosjektet, prioritetsnivåene eller strategien som skal vedtas.
   • Prosjektinitiator.
   • Datoen for vedtaket ble tatt.
   • Et sammendrag av årsakene bak beslutningen og tilnærmingen som ble brukt for å nå dem. Ta med relevante dokumenter i prosessen.