Hvordan snakke i telefonen profesjonelt

Innhold

• stadier
• Del 1 Svar på telefonen
• Del 2 Overfør samtalen
• Del 3 Behandle vanskelige samtaler

S, nettstedene til katter, sosiale nettverk, har alle sin plass, men telefonen er fortsatt det foretrukne kommunikasjonsmidlet i arbeidsverdenen. Hvor mange ganger har du snakket med noen på telefonen og lagt merke til hvor uprofesjonelle de er? Forsikre deg om at du ikke sier så mye om deg selv. Lær å snakke i telefonen profesjonelt.

stadier

Del 1 Svar på telefonen

1. 
   

   
   Ha en blyant og et papir under hånden. Hold rede på samtalene dine ved å merke navnet til personen som ringte, samt tiden og årsaken til samtalen hans. Den beste løsningen vil være å registrere denne informasjonen på en bærbar PC uten karbon. All denne informasjonen vil bli lagret på samme sted, og når samtalen ikke var noe for deg, kan du enkelt gi en kopi av informasjonen til mottakeren av samtalen.

2. 
   

   
   Svar på telefonen så snart som mulig. Ingen liker å vente. Ved raskt å plukke opp telefonen, viser du til samtalepartneren, som kan være kunde, at virksomheten din er effektiv. Du får også den som ringer til å forstå at samtalen hans er viktig.

3. 
   

   
   
   
   Introduser deg selv og introduser virksomheten din. Si for eksempel "takk for at du ringte Paintings of Provence, Julie er enheten. Hvis firmaet ditt har strenge regler for uønskede samtaler, kan du be den andre personen presentere seg og fortelle deg hvem de ringer hvis de ikke gjør det selv.

4. 
   

   
   Still de riktige spørsmålene. Samle så mye informasjon som mulig. Du kan enkelt identifisere uønskede samtaler. Vær forsiktig så du ikke gir inntrykk av å avhøre. Ikke jukse spørsmålene dine som en maskin, snakk rolig og bruk en moderat tone.
   • Anroper: "Får jeg snakke med William? "
   • Respondenten: "Er det fra hvem, vær så snill? "
   • Innringer: "Tom. "
   • Respondenten: "Hvor ringer du? "
   • Innringer: "Fra England. "
   • Respondent: "Kan jeg ha navnet på bedriften din? "
   • Innringer: "Det er en personlig samtale. "
   • Respondenten: "Venter William på samtalen din? "
   • Ankende part: "nei. "
   • Respondenten: "OK, jeg skal prøve å gi det til deg. "

5. 
   

   
   
   
   Anta at du lytter. Husk alltid at noen i organisasjonen din kunne lytte til samtalen. Bedrifter som tar opp innkommende samtaler, varsler vanligvis innringere ved et forhåndsinnspilt samtale. Selv om samtalen ikke er spilt inn, og forestilt deg at den er ballast, vil du være mer tilbøyelig til å bruke din mest profesjonelle stemme. Og hvis samtalen er registrert av ditt selskap, kan du ha muligheten til å lytte til stemmen din og jobbe med det du vil forbedre, om nødvendig.

Del 2 Overfør samtalen

1. 
   

   
   Gi beskjed til den andre parten før du setter ham på vent. Spør ham om han godtar å bli satt på vent og vente på svaret. Mange bedrifter har en tendens til å forlate innringere på vent altfor lenge. De fleste hater dette og har en tendens til å tro at de har ventet dobbelt så lenge som de faktisk er. Ved å overføre samtalen så raskt som mulig, er det mye mindre sannsynlig at du kommer tilbake til en sint korrespondent når du fortsetter samtalen hans!

2. 
   

   
   Forsikre deg om at mottakeren vil ta samtalen. Når den som ringer ber om å snakke med en bestemt person, si at du skal se om den er tilgjengelig før du setter den på vent. Kontroller deretter at mottakeren er tilgjengelig, og at han vil snakke med vedkommende. Hvis dette ikke er tilfelle, ta en.

3. 
   

   
   Unngå grammatikkfeil. Forsikre deg om at du ikke gjør noen feil i avtalen, grammatikken eller konjugasjonen.

4. 
   

   
   Vær oppmerksom på stemmen din. Det er takket være tonen i stemmen din at din samtalepartner vil forstå dine sanne intensjoner. Enten på telefon eller personlig, vil tonen si mer enn ordene dine. Hemmeligheten bak å snakke profesjonelt på telefonen er å smile fra innsiden!
   • I et telefonsentral hadde en leder til og med plassert et speil på hver enkelt ansattes stasjon og sa: "De hører hva du ser! "

5. 
   

   
   Bruk navnet på den som ringer. Så snart som mulig, ring din kontaktperson med navn. Dette vil gjøre utvekslingen din mer personlig og vise personen du lytter: "Jeg beklager Mr. Dupont, men Mr. Giroud er ikke tilgjengelig for øyeblikket. Kan jeg hjelpe deg for noe eller ta et? "

6. 
   

   
   Når du ringer, presenter deg først. Si for eksempel: "Her Marie de la Tour, jeg vil snakke med Louis Meyer. Men vær forsiktig så du ikke slår rundt busken og ikke gå i unødvendige detaljer.

7. 
   

   
   Stopp samtalen profesjonelt. Med oppriktighet i stemmen din, si "takk for at du ringer." Ha en fin dag! "

Del 3 Behandle vanskelige samtaler

1. 
   

   
   Lær å lytte aktivt. Ikke krang med klienten eller kutt ham av. Selv om personen er feil, eller du vet hva du skal si videre, la henne si hva hun har på hjertet. Ved å aktivt lytte til samtalepartneren din, vil du opprette et forhold til dem og forhindre at tonen stiger.

2. 
   

   
   Senk stemmen og snakk med en jevn tone. Hvis klienten begynner å heve stemmer, snakk saktere og hold en rolig tone. Dette vil tillate deg å blidgjøre samtalepartneren din. Ved ikke å bli påvirket av kundens tone, vil du gi ham muligheten til å komme seg og roe seg.

3. 
   

   
   Vis empati. Dette vil tillate deg å opprette en kobling med samtalepartneren din. Få ham til å forstå at du forstår frustrasjonen eller påstanden hans. Det kan være nok til å roe ham ned. Det er litt av det verbale ekvivalentet med å riste på hodet, og det hjelper klienten til å føle seg forstått.

4. 
   

   
   Unngå å bli opprørt. Hvis en klient er frekk, ta pusten dypt og fortsett samtalen som om ingenting skjedde. For det er ikke for frekt at du ordner ting, og situasjonen kan til og med bli farlig. Påminn klienten høflig om at du prøver å hjelpe dem, og at du vil gjøre alt du kan for å gjøre ting riktig. Svært ofte vil denne enkle kommentaren være nok til å roe spenningen.

5. 
   

   
   Unngå å ta nedsettende kommentarer for mye. Fokuser på problemet og ikke ta kundens kritikk for mye på hjertet. Husk at kunden ikke kjenner deg og bare er frustrert og sint på deg som representant for selskapet. Ta samtalen rolig tilbake til gjenstanden for samtalen og løsningen du foreslår, og ignorere de fornærmende kommentarene.

6. 
   

   
   Ikke glem at du samhandler med et menneske. Vi har alle dårlige dager, og kanskje din samtalepartner har kranglet med kona, ble bøtelagt eller hatt uflaks hele uken! Vi har alle vært i denne typen situasjoner. Forsøk å gjøre dagen lysere ved å holde deg rolig og ikke holde den nede. Du vil også føle deg bedre!