Hvordan organisere tiden din effektivt

Innhold

• stadier
• Del 1 Vurder den nåværende styringen av tiden din
• Del 2 Unngå distraksjoner
• Del 3 Bruk tiden din effektivt

Alle har noen gang hørt noen klage på at det ikke er nok timer på dagen til å gjøre alt de trenger å gjøre. Noen grunnleggende tips for å organisere og styre tiden din kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av tiden din. Ved å lære å organisere tiden din effektivt, vil du kunne oppnå mange flere ting.

stadier

Del 1 Vurder den nåværende styringen av tiden din

1. 
   

   
   Følg dine daglige aktiviteter. Se hva du gjør hver dag, og legg merke til de forskjellige måtene du bruker tiden din på. Du vil bli overrasket over å se hvor mye tid du kaster bort på dagen når du sammenligner det med tiden du bruker på å gjøre det du må gjøre.
   • Ikke glem å legge merke til de mer meningsløse aktivitetene, for eksempel når du tilbereder frokosten, når du gjør husarbeidet, når du dusjer osv.

2. 
   

   
   Skriv ned alle aktivitetene dine i en notisbok. Når du har observert alle aktivitetene dine og har estimert hvor mye tid du bruker på å gjøre dem, kan du skrive den ned i en notisbok. Legg all informasjonen i den samme notisboka, fordi du lettere kan identifisere mønstre som blir gjentatt og ganger når du mister tid hvis du ser dem alle på samme side.
   • Husk ingenting og legg tydelig merke til hver oppføring i den bærbare PC-en. Ikke gruppér separate hendelser i én oppføring, ikke undervurder mindre oppgaver og skriv de nøyaktige tidspunktene når du vurderer hvordan dagen din bryter sammen.
   • Det kan være nyttig å gruppere visse aktiviteter i kategorier. For eksempel kan du merke blå husarbeid, røde arbeidsaktiviteter og hobbyer i svart. Dette vil hjelpe deg å bedre visualisere hvordan du bruker tiden din.

3. 
   

   
   
   
   Evaluer tiden din. Bruker du en time på å gjøre ingenting? To timer å bestemme hvor du skal spise? Åtte timer å surfe på Internett? Finn maler som forteller deg hvordan du bruker tiden din og bestemmer hvilke aktiviteter som er nødvendige og hvilke aktiviteter som ikke er nødvendig.
   • Mister du tid fordi du mangler kontroll over deg selv? Legger du ting for ofte over natten? Aksepterer du for mye ansvar? Dette er spørsmål du bør stille deg selv mens du vurderer hvordan du bruker tiden din.
   • Du kan innse at du deler dagen din på en måte som ikke gir mening. Det kan for eksempel ikke være lurt å jobbe en halv time før du bruker ti minutter på å gjøre uvante ting før du går tilbake på jobb i en halv time. Du vil være mer fokusert og produktiv hvis du jobber en times tid og tar vare på mindre viktige ting senere.
   • Det er bedre at du takler oppgavene dine ved å bryte dem ned. Denne metoden ber deg om å fordele en viss tid til en enkelt oppgave uten å bli distrahert.

4. 
   

   
   
   
   Tenk på justeringer. Nå som du vet nøyaktig hva du gjør i din tid, kan du begynne å gjøre aktive justeringer av timeplanen din. Forsikre deg om at du identifiserer områder du ikke kan redusere. Det er ikke fordi noe tar mye tid at det er på tide å kaste bort.

5. 
   

   
   Finn hva som er galt. Hvis du bruker tre timer om dagen på å sende arbeidsdokumenter, er det lite sannsynlig at du vil kunne redusere tiden du bruker på denne aktiviteten. Imidlertid, hvis du sender fire eller fem ansatte mellom jobbene, kan det hende du kan redusere tiden du bruker på denne aktiviteten.

6. 
   

   
   Endre vanene dine. Uansett hvilket problem du har med å styre tiden din, er det alltid en løsning. Når du har funnet tiden du kaster bort tiden din eller måten du skal bruke tiden din på, må du gjøre en samlet innsats for å endre tidsstyringsvanene dine.
   • Hvis du bruker for mye tid på husarbeid eller forbereder deg på å spise, kan du vurdere å ansette en husholderske eller en kokk. For noen mennesker er tiden deres mer verdt enn pengene sine.
   • Du kan bruke en god del av dagen på å surfe målløst på Internett. Du kan begrense tilgangen til bestemte nettsteder eller sosiale nettverk når du heller bør jobbe eller gjøre noe annet.

Del 2 Unngå distraksjoner

1. 
   

   
   Identifiser distraksjonene i livet ditt. Konstante distraksjoner er den største trusselen mot god tidsstyring. Du må forstå hvilke aktiviteter eller hvilke personer som har en tendens til å kaste bort tiden din. Enten det er en venn som aldri slutter å snakke eller en skyldig glede som tar deg bort fra jobben din, må du finne måter å unngå alt som kaster bort tiden din.
   • Hvis du bruker mye tid på noe som ikke gir ønskede resultater, er det sannsynligvis en distraksjon i livet ditt du bør unngå.
   • Hvis du jobber på et kontor, vil du sannsynligvis tenke på mange av kollegene dine som distraksjoner. Unngå unødvendige samtaler når du har ting å gjøre. Ikke glem at holdningen din på kontoret er like viktig for fremdriften i karrieren som tidstyringsevnen din, så du skal ikke være dårlig.

2. 
   

   
   Unngå lange samtaler på telefonen. Hvis du bruker mye tid på å henge på telefonen, kan det hende du må justere samtalevanene dine. Ofte kan du oppnå raskere resultater med ansikt til ansikt snarere enn telefonsamtaler, og det er derfor du trenger å redusere tiden du bruker på linjen.
   • Mange telefonsamtaler, spesielt i begynnelsen eller slutten, inkluderer unødvendige eller unødvendige diskusjoner. Folk har en tendens til å avvike fra emnet mens de er på telefonen, så du må ta hensyn. I møter ansikt til ansikt føler du deg mer forpliktet til kun å diskutere temaet som interesserer deg. Dette skjer fordi det ikke er andre distraksjoner når du står foran den som ringer.

3. 
   

   
   Ikke bruk for mye tid på Internett. Mange bruker nettet som et viktig verktøy for å utføre oppgaver som må gjøres. Imidlertid er det like mange som unner seg å lese ubrukelige artikler eller sportsnyheter eller se på bilder av stjerner, katter eller valper. Hold fokus mens du bruker Internett. Det er programmer du kan installere som blokkerer bestemte apper, nettsteder og domener for å redusere distraksjonene som nettet tilbyr.
   • Unngå Facebook og andre sosiale nettverk når du skal fokusere på noe annet.
   • Du vil også kaste bort mye tid på å lete etter forskjellige emner på Google. Du kan tenke deg å gjøre et raskt søk på et enkelt emne, og før du vet ordet av det, brukte du tre timer på å søke på dypet av nettet.

4. 
   

   
   Bruk et "ikke forstyrr" -skilt. Du kjenner sikkert til dette skiltet som henger på døren til hotellrommene. Det kan være like effektivt på kontoret eller på arbeidsplassen din. Du kan hente denne typen skilt ved å hente det på neste hotell hvor du bor, eller ved å trykke et hjemme som du kan henge på kontordøren når det blir nødvendig. Dette vil hjelpe deg å unngå risikoen for unødvendige samtaler som vil distrahere deg fra arbeidet ditt.
   • Hvis du jobber hjemme, er det viktig å ha en dedikert plass bare for arbeid. Arbeid ikke i fellesområdene i huset, da TV-, telefon- eller videospillkonsollen lett kan distrahere deg fra arbeidet ditt.

5. 
   

   
   Ta deg tid til de uunngåelige distraksjonene. Det er noen distraksjoner som folk bare ikke kan unngå. Noen ganger er det sjefen din som kommer til deg for å diskutere ting og andre eller et eldre medlem av familien din som trenger hjelp med enkle ting. Uansett hvilke uunngåelige distraksjoner, hvis du forbereder deg på forhånd, vil de ikke forstyrre tiden du trenger for andre prosjekter eller aktiviteter du trenger å fullføre.

Del 3 Bruk tiden din effektivt

1. 
   

   
   Skriv alt. Ikke stol på minnet ditt for å fullføre oppgavene du trenger å fullføre. Skriv ned alt du trenger å gjøre et sted, og vær forberedt på å konsultere denne listen ofte for å nå dine mål.
   • Selv om oppgaven du ser ut til å være mindreårig eller sekundær, må du merke den. Kalenderen din skal fylles med små kommentarer som "ring John", "se etter gevinstmarginer" eller "send en til sjefen".
   • Ha en bærbar PC med deg konstant for å merke oppgavene som vises. Du tror du vil huske å skrive dem senere, men du vil ikke gjøre det.

2. 
   

   
   Bruk en kalender. Ved å legge til en enkel kalender i verktøyene dine som hjelper deg med å organisere, kan du organisere tiden din mer effektivt. Skriv nye frister, lekser eller møter når de legger opp til timeplanen din. Ta deg tid hver morgen til å lese kalenderen din på nytt for å finne ut hva som er fremover.

3. 
   

   
   Unngå overarbeid. Organiser timeplanen din for å unngå å ha for mange ting å gjøre eller å være ansvarlig for for mange prosjekter samtidig. Sjekk kalenderen din før du godtar noe for å forsikre deg om at du har tid. Dette vil hjelpe deg med å holde deg organisert og ta en jevnlig titt på kalenderen din.

4. 
   

   
   Fjern distraksjoner. Organiser tiden din produktivt ved å eliminere elementer som kan være distraksjoner eller føre til at du mister målet ditt eller blir sent ute. Hold TV-er og spillkonsoller borte fra rommet der du studerer eller betaler regninger for bare å fokusere på oppgavene som må gjøres først og for å holde hobbyene til senere.

5. 
   

   
   Organiser oppgavene dine. Administrer tiden din effektivt ved å organisere deg til å gjøre noen viktige eller presserende oppgaver først. Legg merke til den i kalenderen ved å merke den med en spesiell fargemarkør eller ved å plassere et klistremerke. Ta vare på disse presserende aktivitetene først for å gi deg selv nok tid til å fullføre dem, og jobb deretter med mindre presserende aktiviteter når du er ferdig med de første.
   • Ikke nøl med å endre prioriteringene dine fra tid til annen. Det er ting som kan vises i siste øyeblikk, og som raskt krever oppmerksomhet. Du må slutte å gjøre det du gjør og noen ganger fokusere på energien og tiden din på en aktivitet i siste øyeblikk. Bare sørg for at det ikke skjer for ofte.
   • Hvis du innser at du stadig omorganiserer prioriteringene dine i løpet av dagen, er noe galt. Selv om du må forvente mindre justeringer i bruk av tid, hvis du må gjøre stadige endringer, kan det være fordi du ikke har organisert aktivitetene dine fra starten av.

6. 
   

   
   Vær realistisk. Gi deg selv en realistisk tid til å fullføre hver av oppgavene dine. Hvis du tror at det vil ta en halv time til en time å fullføre en aktivitet, gi deg en time. Ved å være realistisk om hvor lang tid en aktivitet vil ta, unngår du å bli overbelastet eller sen.
   • Forebygging er alltid bedre enn å kurere og gi deg mer tid enn du trenger. Hvis du er ferdig med oppgaven din tidligere, kan du gå videre til neste oppgave, noe som ikke bør påvirke produktiviteten din.

7. 
   

   
   Organiser de grunnleggende aktivitetene. Ikke glem å telle tiden du trenger for grunnleggende aktiviteter som måltider eller dusj. Dette kan virke naturlig for deg, men det er viktig å ta deg tid til å gjøre dem blant dine andre aktiviteter for å forsikre deg om at du ikke glemmer dem eller ikke kommer for sent.

8. 
   

   
   Bruk et system med påminnelser. Sett opp et enkelt påminnelsessystem i tillegg til timeplanen din, slik at du kan huske viktige oppgaver og tidsfrister. Bruk post-its eller varsler på telefonen til bestemte tider av døgnet for å huske å gjøre noe eller planlegge en aktivitet. Dette systemet vil hjelpe deg med å glemme ingenting.
   • Unngå å stole på at andre husker hva du må gjøre. De vil sannsynligvis glemme deg slik du vil glemme deg selv.
   • Hvis du har noe veldig viktig å gjøre, organiser mange påminnelser. Du kan ignorere et innlegg eller et varsel på telefonen.

9. 
   

   
   Be om hjelp. Be noen hjelpe deg eller delegere enklere oppgaver om nødvendig. Du kan hjelpe deg med å styre timeplanen din hvis du er stolt av deg selv og ber noen gjøre enkle oppgaver, for eksempel å hjelpe deg med husarbeidet eller tilberede middag når du er opptatt.
   • Sørg for å delegere ansvaret ditt til kvalifiserte personer. Det er ikke nok å fullføre oppgaven det gjelder, du vil også at det skal gjøres godt.
   • Ikke bruk for vanen å stadig be om hjelp fra kollegaene. Dette indikerer at du ikke vet hvordan du skal styre tiden din. Du vil være lat og umotivert.

10. 
    

    
    Evaluer produktiviteten din. Fra tid til annen er det nødvendig å ta et skritt tilbake og analysere hva du har oppnådd, kvaliteten på ytelsen din og tiden det tok deg. Ved å bli klar over disse aspektene av arbeidet ditt og livet ditt, vil du kunne gjøre endringer i timeplanen din og dine daglige vaner, noe som kan gi overraskende effektive resultater.

11. 
    

    
    Belønn deg selv. Hvis du jobber hardt eller for mye, vil du nå et stadium av utmattelse og det vil være vanskelig for deg å konsentrere deg selv om de enkleste oppgavene. Da må du ta et øyeblikk fra tid til annen for å feire det du har oppnådd og å belønne deg selv ved å gjøre noe du virkelig elsker.
    • Sørg for at du bruker fritiden din på å ha det gøy. Slå av telefonen og unngå å svare på spørsmålene dine. Hvis du blander jobb og glede, vil du ikke kose deg, og du vil samle tretthet.
    • Hvis du jobber mandag eller fredag, kan du hvile helgen. Hvis du nettopp har jobbet tre måneder uten pause på det samme prosjektet, ta deg en liten ferie når du er ferdig.