Hvordan håndtere fordringer

Innhold

• stadier
• Del 1 Definere kredittpraksis
• Del 2 Fakturakunder
• Del 3 Oppfølging av kundefordringer
• Del 4 Bruk regnskapsmetoder for kundefordringer

Hvis du eier et kredittinstitusjon og gir kreditt til kundene dine, er det viktig å definere prosedyrer for kundefordringer. Kundekreditt er når du lar kunden motta en tjeneste eller umiddelbart tar et produkt i besittelse i bytte mot et løfte om å betale deg senere. Med andre ord tillater du ham å ta besittelse av produktene dine før de til og med betaler deg. Hvis du godtar kredittkort, håndterer det utstedende selskapet risikoen. I tilfelle kundene må betale med sjekk eller kontanter, må du sjekke betalingene og styre risikoen. Håndtering av kundefordringer består av å sette opp prosedyrer for utlån av kreditt, generere fakturaer, føre oversikt over forfalte betalinger og mottatte og utføre regnskapsfunksjoner.

stadier

Del 1 Definere kredittpraksis

1. 
   

   
   Utvikle en kredittsøknadsprosedyre. Bestem om du vil gi kreditt til enkeltpersoner eller bare til selskaper. Be alle kundene dine om å fullføre en søknad for å vurdere deres kredittverdighet. Sjekk kontoene til alle kredittøkere.
   • Enkeltpersoner må oppgi navn, kontaktinformasjon, arbeidsinformasjon og personnummer.
   • Bedrifter må oppgi virksomhetsnavn, kontaktinformasjon for regnskapsavdelingen, kreditthistorikk fra andre selskaper og navnene på deres styremedlemmer.

2. 
   

   
   Etabler de generelle salgsbetingelsene. Utvikle et dokument som forklarer dine behov og klientens forpliktelser. Angi også forfallsdato for utbetalinger. Du kan for eksempel indikere at betaling må skje innen 30 dager etter kjøpet. Spesifiser mengden av renter som skal betales for sen betaling. Angi at klienten må betale gebyrene for returnerte sjekker eller inkasso.
   • Kredittsøkere må kunne signere skjemaet for å bekrefte at de har lest og forstått klausulene.

3. 
   

   
   
   
   Respekter lovene om forbrukskreditt. Forbrukerkreditt er en kontrakt der en utlåner gjør tilgjengelig for en låntaker (enten enkeltpersoner eller finansielle selskaper) en refunderbar sum penger for å finansiere kjøp av varer og tjenester. I Frankrike har Lagarde-loven reformert forbrukerkreditt for å beskytte forbrukerne. Denne loven pålegger også långivere nye forpliktelser. Her er noen bestemmelser som denne loven gir.
   • Långivere skal ikke på noen måte annonsere at kreditt forbedrer kundens situasjon.
   • Långiveren kan velge den forsikringen som passer ham best.
   • Kredittinstitusjoner er pålagt å sjekke låntakerens kredittverdighet og sikre at låntakeren ikke er registrert i FICP-filen.
   • Hvis du vil lære mer om lovene som gjelder forbrukerkreditt, kan du se denne artikkelen.

Del 2 Fakturakunder

1. 
   

   
   
   
   Forstå hva en regning er. En faktura er et dokument som en kjøper mottar fra en selger på salgstidspunktet. Den beskriver produktene og tjenestene som er solgt, kostnadene og datoen da betaling forventes. Fakturaen er forskjellig fra kvitteringen. En kjøpskvittering utstedes bare hvis kunden betaler fullt ut på kjøpstidspunktet. Hvis han betaler på et senere tidspunkt eller på forskjøvet måte, må du utstede en faktura.
   • Fakturaen er forskjellig fra kontoutskriften. En uttalelse blir sendt til kunden med en eller flere aktuelle fakturaer og spesifiserer det totale forfalte beløpet. Dens viktigste rolle er å forenkle faktureringsprosessen.

2. 
   

   
   Velg faktureringsmetode. To alternativer er tilgjengelige for deg: Du kan enten utstede fakturaene selv eller leie et selskap for å gjøre det. Hvis du bare begynner, gjør det selv. Du vil kunne utdype kunnskapen din om økonomien i selskapet ditt. Senere kan du gi denne oppgaven til en annen person.

3. 
   

   
   Ta med all relevant informasjon på fakturaen. Skriv klart ordregningen. Inkluder informasjon for å identifisere kunden og produktene eller tjenestene som ble levert. Ikke glem å oppgi navnet ditt, navnet på forretningsenheten og adressen kundene skal sende betalinger til.
   • Tildel et unikt nummer til hver faktura.
   • Angi tydelig datoen.
   • Angi navn og adresse på klienten, samt navn og adresse på firmaet ditt.
   • Oppgi tydelig produktene eller tjenestene som er kjøpt, samt datoen for kjøpet.
   • Angi forfallet og betalingsdatoen.

4. 
   

   
   Velg å utstede elektroniske eller papirfakturaer. Du kan sende papirfakturaer per post, elektroniske fakturaer per e-post eller begge deler. Kunder skal oppgi hvordan de ønsker å motta regningene. Elektronisk fakturering er mer praktisk og rimeligere enn papirfakturering. Noen kunder liker imidlertid ikke å avsløre finansiell informasjon på nettet. I tillegg, hvis en kunde endrer e-postadresse, kan du ha problemer med å kontakte ham.

5. 
   

   
   Prøv å legge ved en svarkonvolutt til regningen. Kundene vil kunne sende betalingen enklere. Skriv inn adressen din direkte på konvolutten. Hvis du ønsker det, ta en vinduskonvolutt, skriv ut adressen din på fakturaen og be kunden om å sørge for at adressen din vises i vinduet. Hvis en kunde vanligvis betaler online eller personlig, må du notere det. Hvis en kunde ikke ønsker å motta svarskonvolutt, kan du spare kostnaden.
   • For å lette betalingsprosessen, sett opp et direkte innskuddssystem for automatisk å trekke fra fakturerte priser på kontoer. Generelt er det enkelt å sette opp et slikt system gjennom bankene dine.

Del 3 Oppfølging av kundefordringer

1. 
   

   
   Velg et gjeldsstyringssystem. Du foretrekker kanskje offline manuelle dataregistreringssystemer ved bruk av Excel. Imidlertid, hvis bedriften din vokser, kan du automatisere administrasjonsprosessen din med gjeldshåndteringsprogramvare som QuickBooks. Du kan også bruke nettbaserte økonomiske styringsverktøy som Mint eller FreshBooks.

2. 
   

   
   Bruk et manuelt kredittrapporteringssystem. Du vil ha muligheten til å lage et regneark i Excel. Lag kolonner for dato, kundenavn, forfallent beløp, fakturanummer og betalingsdato. Skriv inn informasjonen i diagrammet for å sende regningene dine og motta betalinger.
   • Du må opprette en fakturamal og bruke den til å utstede alle fakturaene dine.
   • Oppbevar en fordringsfil og en betalt faktura-mappe.
   • Ubetalte fakturaer oppbevares i fordringsfilen.
   • Når fakturaene er betalt, sletter du dem direkte fra mottaksfilen og legger dem i mappen med betalte fakturaer.

3. 
   

   
   Spor fordringer ved å bruke programvare. Hvis du bruker regnskapsprogramvare med et fordringsalternativ, kan du bruke det til å enkelt følge med på fakturaer og betalinger. Du kan redigere kunde- og salgsinformasjon direkte i systemet. Dette lar deg automatisk generere papir og elektroniske fakturaer. Hvis systemet bruker Internett, kan du sende fakturaer direkte til kundene via e-post. Du har muligheten til å kjøre en rapport som forteller deg hvilke fakturaer som fremdeles er utestående, slik at du ikke trenger å oppbevare separate papirfiler for betalte og ubetalte fakturaer.
   • Med en regnskapsprogramvare kan du også klassifisere fakturaer i kronologisk rekkefølge.Denne prosessen består av å skille ubetalte fakturaer med antall dager med forsinket betaling, slik at du kan bruke en innsamlingspolicy som bestemmer visse tiltak når utbetalingene er forsinket med 30, 60 eller 90 dager.

4. 
   

   
   Utstede månedlige kontoutskrifter til klienter. Kontoutskriften er forskjellig fra fakturaen. Det utstedes en gang i måneden og viser alle beløp som forfaller på de gamle fakturaene. Kontoutskriften indikerer også mottatte betalinger. Til slutt indikerer dette dokumentet all overført saldo som forblir ubetalt. Når det gjelder ubetalte kontoer, bør et system være på plass for å identifisere, spore og gjenopprette utestående kontoer.

Del 4 Bruk regnskapsmetoder for kundefordringer

1. 
   

   
   Bruk regnskapsprogramvare for å automatisere prosessen. Regnskapsprogramvare vil ikke bare tillate deg å produsere fakturaer, men også automatisk sette opp de månedlige regnskapene dine. Fordelen med slik automatisering er at den sparer deg for mye tid og gjør jobben enklere, i stedet for å måtte legge inn den samme informasjonen manuelt mer enn en gang. En annen fordel med dette systemet er at du har færre feil når du skriver forskjellige beløp eller informasjon om forskjellige rapporter.

2. 
   

   
   Avgi uttalelse om salg av tjenester på kreditt. Krediter først salgskontoen med det skyldige beløpet for tjenesten. Debiterer deretter fordringene for samme beløp. Når klienten betaler, debiterer du kontoen for det betalte beløpet. Krediter deretter kundekontoen for det samme beløpet.
   • Anta at du sender en regning på 5000 dollar til en kunde for levering av en tjeneste.
   • Gi en debitering på € 5.000 på fordringer. I balansen øker fordringene som vises i eiendelen.
   • Bruk en skriftlig kreditt på 5000 € på salg. Salgsøkning i årsregnskapet.

3. 
   

   
   Avgi uttalelse om salg av varer på kreditt. Først må du legge journalposter i journalen for å registrere salget og relaterte fordringer. Akkurat som du gjorde for tjenesten, må du kreditere salg og kundefordringer. Så vurder å redusere aksjen som er solgt til kunden som kostnad, og spare den.
   • Anta at du foretok en forretningstransaksjon på 10 000 dollar der du solgte varer til en verdi av 7000 dollar til kunden.
   • Gi en kredittoppføring på € 10.000 på salg og en belastningspost på € 10.000 på fordringer.
   • Deretter skriver du en debet på € 7000 til kostnaden for solgte varer. Dette er i form av en utgift i årsregnskapet. Skriv deretter en kredittoppføring på 7 000 dollar til varekontoen. Mangel på varelager reduseres med € 7.000 i balansen.

4. 
   

   
   Bokfør dårlig gjeld. Den beste metoden for å innregne tap på fordringer er å estimere antall ubetalte fakturaer som samles hver måned i journalpostene. Med denne teknikken er det mulig å registrere dårlige gjeldsutgifter i samme måned som fakturaene ble utstedt. Det stemmer overens med prinsippet om forsoning, der alle utgifter må innregnes i samme måned som inntektene som ble generert.
   • Hvis du ikke akkumulerer dårlig gjeld og bare forventer å gjøre regnskap for dårlig gjeld når en kunde ikke betaler, bryter dette avstemmingsprinsippet.
   • Hvis du for eksempel anslår at en faktura på € 40 000 ikke vil bli betalt innen en måned, kan du fortsette å registrere en utgift på € 40 000 på tap på gjeldskontoen. Dette vises som en utgiftspost i regnskapet.
   • Legg i tillegg en regnskapsmessig oppføring av en kreditt med samme beløp på kvotekontoen for tvilsomme kontoer i balansen.
   • Når du identifiserer regninger som forblir ubetalte, trenger du bare å ta ut penger fra dårlige gjeldskontoer og kredittfordringer.

5. 
   

   
   Legg inn rabatter for tidlig betaling. Hvis du tilbyr en rabatt for en forskudd, betaler kunden mindre enn det totale beløpet på fakturaen. Lagre deretter spredningen som gevinstreduksjon på salgsrabattkontoen. Dette lar deg sjekke avvikene i resultatregnskapet.
   • Anta at du sender en regning på $ 1000 til en kunde, og du gir ham 10% rabatt, eller € 100, for å betale 10 dager tidligere. Imidlertid betaler denne kunden bare 900 €.
   • Pass på en oppføring på 1 000 euro på fordringene.
   • Debitere 900 € på salg og 100 € på salgskonto.

6. 
   

   
   Utarbeide en historisk oversikt over kundefordringer. En slik rapport vil gi deg informasjon om alle utestående fakturaer. Det er strukturert for å vise hvor gamle regninger er. Det kan for eksempel være kolonner for gjeldende regninger, de med en forsinket betaling på 0 til 15 dager, 16 til 30 dager, 31 til 45 dager og mer enn 45 dager. Du kan bruke den til å estimere dårlig gjeld. Du kan også bruke denne rapporten til å identifisere fakturaer som krever oppfølging.