Slik svarer du på telefonen mens du er på jobb

Innhold

• stadier
• Del 1 Ta opp telefonen
• Del 2 Snakk i telefonen

Å projisere et profesjonelt image på jobben er viktig for enhver profesjonell suksess. Uavhengig av deres stilling i selskapet, er det å svare på telefonen en oppgave for nesten alle ansatte. Hvis du svarer godt, kan du sette en positiv tone på telefonsamtalen, hjelpe korrespondenten til å føle deg komfortabel og la deg svare lett på de forskjellige spørsmålene hans.

stadier

Del 1 Ta opp telefonen

1. 
   

   
   Svar raskt. Det er ikke høflig å holde folk opptatt når du er i virksomhet eller i profesjonelle omgivelser. Ta opp håndsettet og svar på samtalen før den tredje ringen.

2. 
   

   
   Sett håndsettet på øret. Det er viktig å svare raskt på telefonen, men du bør fortsatt være tålmodig nok til å faktisk plassere mikrofonen nær munnen. Ikke begynn å snakke før du er helt sikker på at telefonens håndsett sitter fast på deg og øret, slik at den andre parten ikke mister informasjon.

3. 
   

   
   
   
   Pust dypt før du svarer. Begynn med å puste dypt før du introduserer deg, når telefonen er i nærheten av munnen. Dette vil tillate deg å holde roen og mestre deg selv, noe som vil tillate deg å samle deg og snakke rolig.

4. 
   

   
   Introduser deg selv og din virksomhet. Du må sørge for at korrespondenten din har ringt rett sted og rett person, så det er viktig for deg å fortelle dem hvem du er og hva din virksomhet er. Sørg for å spesifisere navnet på selskapet først. Du tenker kanskje på å opprette ditt eget hjem, slik at du ikke trenger å tenke på hva du skal si når telefonen ringer og endre det litt avhengig av omstendighetene.
   • Hvis du jobber som resepsjonist eller sentralbordoperatør, er det viktig at du mestrer driften av virksomheten veldig godt, fordi du er den som må hjelpe den som ringer til å få all informasjonen de trenger. Du kan ganske enkelt si: "hei, her -selskaper, Joseph til enheten. Hvordan kan jeg hjelpe deg? Dermed vil korrespondenten vite hvem han snakker med og hva er identiteten til selskapet ditt som vil gi ham muligheten til å fortsette samtalen. Hvis du jobber som privat sekretær, må du spesifisere personen du jobber for (for eksempel "Mr. Smiths kontor, Joseph på enheten"), fordi det er mulig at dette nettopp er den korrespondenten din virkelig ser etter. bli med.
   • Hvis du er en del av en tjeneste, fortell personen hva du gjør, slik at de vet hva slags spørsmål han kan stille. Identifiser deg selv ved å si "hei, dette er Jessicas regnskap". La appellanten vite om han har kontaktet kontoret eller personen han ønsker, og om han skulle snakke med noen andre.

5. 
   

   
   
   
   Hold en notisbok og en penn i nærheten av telefonen. Dette vil tillate deg å ta notater raskt i tilfelle personen ønsker å forlate deg eller gi deg annen informasjon. Unngå at korrespondenten din venter på tiden for å se etter noe å skrive.

Del 2 Snakk i telefonen

1. 
   

   
   Smil mens du snakker. Selv om du ikke er i godt humør, kan du bare smile og late som om du er det, få korrespondenten til å tro at du er hyggelig. Det kan også hjelpe deg med å forbedre humøret.

2. 
   

   
   Snakk tydelig og profesjonelt. Siden du er i en profesjonell setting, er det viktig at du og korrespondenten din kan forstå hverandre tydelig og nøyaktig. Snakk rolig og uttal ordene dine slik at du er sikker på at det har gått bra og forstått det.
   • Unngå å bruke kjente slanguttrykk som "yeah", "sure" eller "nah." Snakk med ham i stedet ved å bruke klare ord og uttrykk som "ja" og "nei". Uansett informasjon du utveksler med korrespondenten din under dialogen, bør du unngå forvirring mellom deg.Ikke glem å si de vanlige høflige setningene som "takk" og "ingenting", om noen.
   • Hvis du vil kommunisere til personen spesifikk informasjon som bokstaver eller telefonnumre (for eksempel et navn eller telefonnummer), kan det være nyttig å ha en god kommando til det fonetiske alfabetet. På denne måten kan du unngå å forvirre bokstavene som uttales nesten på samme måte som "M" og "N", ved å bruke nyttige tips som "M som å spise".

3. 
   

   
   Snakk profesjonelt med korrespondenten. Bruk navnet på personen ("Mr. Smith") og ikke fornavnet hans, spesielt hvis du ikke kjenner korrespondenten personlig. Ikke glem navnet hans og adresser ham ved å bruke det under samtalen.
   • Det kan være lurt å skrive navnet på personen så snart hun forteller deg det slik at du kan huske det. Dette kan være veldig nyttig.

4. 
   

   
   Overfør samtalen om nødvendig. Hvis noen ringer deg til jobb, er det ganske mulig at de prøver å løse et spesifikt problem eller har spørsmål å sende til en bestemt person. Hvis du ikke vet hvordan du skal svare på et spørsmål eller bekymring, ikke prøv å svare på det. Foreslå i stedet at du overfører samtalen til noen som vil være bedre i stand til å svare og hjelpe deg. Det vil også vise ham at du bryr deg om problemet hans og er villig til å hjelpe ham med å løse det.
   • De fleste stasjonære telefoner har i dag en samtaleoverføringsfunksjon. Finn ut om denne funksjonen er tilgjengelig på kontoret og hvordan den fungerer. Hvis dette ikke er tilfelle, ta nummeret på personen din korrespondent vil ringe og gi ham informasjonen.
   • Husk å være så høflig som mulig ved å gjøre det og tilby å overføre samtalen. Du kan for eksempel si: "Jeg er redd for at jeg ikke kan svare på spørsmålet ditt. Vil du at jeg skal overføre samtalen til Jacques, som kan hjelpe deg bedre? "
   • Hvis ingen andre er tilgjengelige, foreslår du at du tar en. Ikke glem å sende dette senere.

5. 
   

   
   Avslutt samtalen profesjonelt. Du kan fortelle ham tydelig og høflig at samtalen er over, og at han kan legge på ved å bare si "takk" eller "farvel". Det skal ikke være noen forvirring om samtalen skal fortsette eller ikke.
   • La korrespondenten henge på. Han har samtalen, så du må la ham få det han ville da han ringte i utgangspunktet og lukket samtalen. Hvis du legger på, selv om han ikke er klar til å avslutte samtalen, kan det virke frekt eller du kan la viktig informasjon slippe unna deg.