Hvordan skrive et følgebrev for en universitetsutdanning

Innhold

• stadier
• Del 1 Brainstorm
• Del 2 Start skriveprosessen
• Del 3 Strukturering av brevet
• Del 4 Skriv et hardt brev

Motivasjonsbrevet (eller støttebrevet) er fremfor alt en type dokumenter som er komplementære til curriculum vitae, sendt til en rekrutterer for å informere ham om kandidatens vilje til å samarbeide med ham. Imidlertid kan den også følge med en søknadsfil når du vil bli tatt opp til et doktorgradsprogram eller stipend. Når det er godt skrevet, gir dette dokumentet viktig informasjon om kandidaten, det må skrives på en kreativ og gjennomtenkt måte. Siden denne delen av søknadsprosessen kan være så avgjørende, bør du skrive og perfeksjonere brevet grundig før du sender det.

stadier

Del 1 Brainstorm

1. 
   

   
   Ta notater. Gjennom hele prosessen med idédugnad, skriv ned noen viktige merknader du bør konsultere når du skriver brevet. Legg merke til både primære og sekundære detaljer, enten du bruker dem i følgebrevet eller ikke.

2. 
   

   
   Gjør en undersøkelse på universitetet og dets læreplan. Les all den trykte eller digitale dokumentasjonen som er gitt av universitetet, og husk å sjekke ut nettstedet. Vær spesielt oppmerksom på opptakskriteriene til programmet du ønsker å følge.
   • Generelt beskriver universiteter de kvalifikasjonene de forventer av forskjellige kandidater. Du kan bruke denne informasjonen til å tilpasse følgebrevet til institusjonen der du ønsker å registrere deg.
   • For eksempel, hvis universitetet er involvert i mange humanitære årsaker relatert til temaet for programmet, kan du legge mer vekt på dine egne humanitære interesser. På den annen side, hvis opptakskriteriene er strengt begrenset til akademikere, må du fokusere på dine ambisjoner og dine akademiske erfaringer.

3. 
   

   
   
   
   Spør deg selv hvorfor du er den ideelle kandidaten. Opptakskomiteen for programmet vil vite hvorfor det bør velge deg fremfor noen andre. Før du gir svaret, må du imidlertid stille deg selv dette spørsmålet.
   • Tenk på universitetskarrieren din så langt. Tenk på kursene, lærerne og påvirkningene som fikk deg til å velge din nåværende faglige vei og bestemte løpet av karrieren din.
   • Tenk på hvorfor du valgte denne skolen og dette programmet. Vurdere alle motivasjonene dine, enten du er personlig eller profesjonell.

Del 2 Start skriveprosessen

1. 
   

   
   Utvikle planen for brevet. Samle alle notatene dine og prøv å organisere dem i stort sett.Planen din bør inneholde separate seksjoner for introduksjon, utvikling og dine avsluttende merknader.
   • Hvis du ikke vet hvordan du skal strukturere brevet, kan du vurdere å klassifisere notatene dine i en lignende flytdiagram eller struktur. Målet med dette trinnet er å organisere de ustrukturerte ideene dine.

2. 
   

   
   
   
   Skriv brevet. Etter å ha organisert ideene dine, bør du begynne å skrive det første utkastet til brevet. Husk at dette bare er et grovt utkast: du må gjøre endringer for å forbedre det før du sender det.
   • Ta med ideer som du synes er relevante, og beskriv dem med så mye sensoriske detaljer som mulig. Selv om du kan ende opp med for mye informasjon, vil du ha breddegrad til å fjerne irrelevante ideer under replayfasen.
   • Gå gjennom uformelle merknader og din formelle plan for denne delen av prosessen. Vær også oppmerksom på at du bør følge retningslinjene i den tredje delen av denne artikkelen.

3. 
   

   
   Les brevet igjen noen dager senere. Etter å ha fullført det første utkastet, ta minst en dag eller to hvile før du tenker på å endre brevet.
   • I det minste må du være nøye med grammatikken og strukturen i brevet ditt.
   • Og enda viktigere, du må også korrekturlese brevet ditt for å sikre nøyaktighet og konsistens. Fakta må være riktige, ideene må være originale og tonen må være profesjonell.

4. 
   

   
   Søk konstruktiv kritikk. Dette trinnet er ikke viktig, men det kan være nyttig å få eksterne meninger fra kvalifiserte mennesker, inkludert lærere og kolleger som tar samme kurs som deg.
   • Ideelt sett bør du prøve å kontakte noen som allerede er påmeldt programmet du søker på. Denne personen vil ha en bedre ide om universitetets forventninger.

5. 
   

   
   Revider brevet etter behov. Gå gjennom motivasjonsbrevet fra et kritisk synspunkt (ditt og andre). Ikke vær redd for å skrive den flere ganger før den er godt skrevet.
   • Fjern overflødige ideer eller ord, samt informasjon som ikke har direkte tilknytning til kjerneideen til brevet. I snitt skal følgebrevet bare ha en hel side, alle tilleggssider anses generelt som unødvendige og utgått.
   • Likevel kan noen universiteter kreve at søkere leverer lengre brev, med to eller tre sider. Det er best å lese søknadsskjemaet eller programretningslinjene for å finne disse detaljene. Hvis du ikke finner noe, er det best å holde seg til en side.
   • Forsikre deg om at du legger de viktigste ideene i begynnelsen av brevet og ordner innholdet så mye som nødvendig for å gi det litt flyt.

Del 3 Strukturering av brevet

1. 
   

   
   Adresser brevet så presist som mulig. Hvis du vet navnet på personen som studerer opptaksformene på universitetet, er det bedre å sende ham brevet med navn.
   • Hvis du ikke finner navnet til denne personen, bør du i det minste prøve å henvende deg til leseren i henhold til hans posisjon. Her er noen eksempler:
     • Kjære innleggelsesrådgiver;
     • Kjære opptakskomité;
     • kjære direktør for innleggelser.
   • Bruk bare generiske hilsenskjemaer (Til hvem, Kjære herr og fru) hvis du ikke har noe annet valg.

2. 
   

   
   Angi et klart mål. Første ledd i følgebrevet skal oppsummere alt innholdet og gi leseren en klar ide om hva han kan forvente.
   • Dette første ledd skal bare inneholde en til tre setninger, der du indirekte skal indikere at du sender inn et følgebrev for programmet du har valgt.
   • Den innledende setningen din kan se ut som dette eksemplet: "Jeg skriver dette brevet for å uttrykke min interesse for ABC-programmet til XYZ University. "

3. 
   

   
   Oppsummer grunnene dine. I brevet skal du fortelle opptaksrådet hvorfor du mener at dette universitetet og dets program er dine beste eiendeler. Du må også forklare hvorfor styret bør ta imot deg fremfor andre potensielle kandidater.
   • Se merknadene du gjorde om motivasjonene og kvalifikasjonene dine.
   • Forklar hvorfor du er den ideelle kandidaten. Forsøk å beskrive tidligere akademiske og profesjonelle erfaringer i programmet du er interessert i. Gi faktainformasjon, men vis hvordan disse fakta har påvirket livet ditt.
     • Du kan for eksempel nevne hvordan du reagerte på temakurs på et tidligere universitetsnivå, for eksempel det første året på studiet. I stedet for å si at du har tatt kurs i det aktuelle temaet, forklar hvordan innholdet i disse kursene har fascinert deg, styrket din besluttsomhet eller din nysgjerrighet.
   • Forklar hvorfor du valgte dette universitetet, dette programmet og dette stedet. Det er mer sannsynlig at mange universitetsskoler tar imot kandidater som er lidenskapelige eller motiverte.
     • Beskriv de profesjonelle målene dine og forklar hvorfor du tror det aktuelle programmet gir deg den beste muligheten til å nå dem. Du kan henvise til de viktigste eiendelene som er beskrevet i programformen uten å sitere direkte.
     • Angi hva som vekker din interesse for universitetet. Hvis du er en utenlandsk student, må du også forklare hvorfor du vil studere i det landet du velger. For eksempel, hvis det er et engelsk universitet, forklar hvorfor du vil satse på høyere utdanning i England.

4. 
   

   
   Beskriv hovedkompetansen din. Mens du demonstrerer hvorfor du er den ideelle kandidaten for programmet, må du oppgi dine akademiske erfaringer, personlige egenskaper og andre relaterte erfaringer. Fokuser på punktene som forholder seg mest direkte til selve programmet.
   • Kontroller CVen, men ikke kopier den. Ofte må søkerne legge ved en kopi av pensum til søknadsskjemaet som følger med følgebrevet. Du kan bruke CV-informasjonen din for å huske viktige detaljer, men brevet skal ikke være en eksakt kopi av selve CVen. Hvis nødvendig, henvis leserne av følgebrevet ditt til CVen for å gi dem ytterligere detaljer som ikke kan vises kort i følgebrevet.
   • Støtt skriftene dine Hver gang du nevner en av dine egenskaper, må du kvalifisere den ved å bruke passende vilkår. Det er veldig lett å si at du er en hard arbeider: du må bevise det med eksempler på erfaringer.
   • Ikke skryt. Du bør ikke gå ut av din måte å se ydmyk ut, men også unngå å beskrive noe som gjør at du føler deg arrogant eller over selvsikker. For å gjøre dette, fokuser først og fremst på fakta, uten å gjøre den subjektive analysen.

5. 
   

   
   Bekreft ditt synspunkt på nytt. For å avslutte brevet, gjenta kort viljen til å følge programmet før du avslutter brevet og signere signaturen din, uttrykkelig høflig takknemlighet til medlemmene i opptakskomiteen for tiden og oppmerksomheten de har gitt deg.
   • Siste ledd skal ha omtrent tre setninger. Omformulere introduksjonslinjen og oppsummer hovedpunkter som dekkes i hvert avsnitt i en setning hver.
   • Fullfør brevet med å takke leserne for tiden og oppmerksomheten og sette signaturen din med en profesjonell høflig frase (for eksempel "Respektfullt"), etterfulgt av ditt fulle navn.

Del 4 Skriv et hardt brev

1. 
   

   
   Bruk klart og konsist språk. Hold deg til emnet for brevet, ved å bruke et grammatisk korrekt språk som beskriver dine ferdigheter og intensjoner med direkte termer. Unngå blomstrende eller gjørmete beskrivelser, og bruk den aktive stemmen.
   • Ikke bruk setninger eller betegnelser som anses som klisjeer. De vanlige setningene gir et veldig dårlig bilde av deg, fordi de gir inntrykk av at du ikke er veldig kreativ. Når du vil bruke en bestemt klisjé, kan du spørre deg selv hvorfor du skal bruke den og hvordan du gjør det, mens du demonstrerer sannheten til denne ideen med veltalende eksempler i stedet for å bruke uoriginale fraser.
     • Her er noen eksempler på vanlige øyeblikksbilder:
     • "Jeg er veldig motivert for ...";
     • "Jeg har alltid elsket ...";
     • "Hovedmålene mine er ..."
   • Unngå plagiering. Selv om du bruker informasjon fra dokumentasjonen som er gitt av Admission Board for å formulere ideene dine, bør du ikke gjenta denne informasjonen ord for ord. Hvis programmet fokuserer på "mest moderne utstyr", bør du unngå uttrykket "mest moderne utstyr".
   • Ikke kopier standardbokstavene. Du kan synes det er nyttig å lete etter kopier av følgebrev for å få en ide om strukturen og tonen å adoptere, men du bør unngå å overkopiere innholdet i disse kopiene. Tross alt er alle i stand til å kopiere et standardbrev og fullføre setningene. Du må vise at du ikke er alle. Bruk en original tone for å gjøre dette.

2. 
   

   
   Bruk en positiv tone. Brevet ditt bør fokusere på de positive snarere enn de negative aspektene. Hvis du bestemmer deg for å beskrive vanskene eller utfordringene du har møtt tidligere, fokuser du på hvordan du overvinner dem i stedet for hvor alvorlige de er.
   • Ikke beskriv dine svake punkter. Du vil sannsynligvis snakke om det i intervjufasen, men følgebrevet ditt bør fremheve styrkene dine.
   • Konsentrer deg om fremtiden. Selv om du må beskrive dine tidligere kvalifikasjoner, er det også viktig å demonstrere at du har en fremtidsvisjon. For eksempel, snarere enn å beskrive din manglende erfaring på et bestemt område som er dekket i et større program, kan du bare indikere at du vil lære mer om dette området.

3. 
   

   
   Forsone profesjonell tone og personlig informasjon. Selv om du trenger å tilpasse følgebrevet for å beskrive dine interesser og opplevelser, bør du skrive et profesjonelt brev og vedta riktig format.
   • Konsentrer deg om dine intellektuelle motivasjoner. Selv om du har religiøse, altruistiske eller personlige motiver som kommer fra hjertet, er styremedlemmer mer interessert i dine intellektuelle motivasjoner. Fokuser på dine faglige og profesjonelle mål.
   • Forsøk samtidig å skille deg ut fra resten av kandidatene. Ikke generaliser for mye om dine faglige mål: vær spesifikk, uten å uttrykke emosjonelle eller personlige motivasjoner.

4. 
   

   
   Vær ærlig. Uansett hva du skriver, ikke lyg. Unngå å overdrive tidligere erfaringer eller andre kvalifikasjoner utenfor deres virkelige rekkevidde.
   • Fra et etisk synspunkt bør stillingen du sikter til være fylt av de mest kvalifiserte kandidatene. Du må tro på din egen evne til å overvinne noe så konkurransedyktig og å lyve om ferdighetene dine kan bety at du ikke stoler på deg selv.