Hvordan organisere en demonstrasjon

Innhold

• stadier
• Del 1 Forbered måneder på forhånd
• Del 2 Organiser to uker før
• Del 3 24 timer før arrangementet
• Del 4 Administrere gjennomføringen av arrangementet

Du synes sannsynligvis at det er en overveldende oppgave å organisere en begivenhet. Dette kan være tilfelle hvis du ikke har en følelse av organisering eller planlegging. Men vær trygg, fordi vi sammen skal se hvordan vi gjør det, fra forberedelsene, som kan vare i flere måneder, til hendelsesdagen.

stadier

Del 1 Forbered måneder på forhånd

1. 
   

   
   Definer objektet for hendelsen. Et nøkkeluttrykk eller to kan hjelpe deg med å definere formålet med arrangementet ditt klart og holde det i sammenheng. Har du tenkt å trene medlemmer i samfunnet ditt? Prøver du å overbevise givere om å finansiere noen av prosjektene dine? Vil du hedre noen mennesker eller en gruppe mennesker? Forsøk å minimere omfanget av handlingen. Uansett hva du skal gjøre, utdanne, overtale eller ære osv., Svar på spørsmålet: Hvorfor skal du arrangere dette arrangementet?
   • Ta det som et oppdrag. Din ramme for suksess Når du tydelig vet hva du vil gjøre, vil det være lettere for deg å handle!

2. 
   

   
   
   
   Sett deg mål. Hva vil du oppnå nøyaktig ? Ikke hva antall deltagere vil være, eller selv om arrangementet vil finne sted, hva vil du at det skal komme ut av dette arrangementet? 5 personer som vender ryggen til en ny komponent i organisasjonen din? En samling på € 1000? En mentalitetsendring? Et entusiastisk publikum?
   • Identifiser de tre første tingene du vil oppnå gjennom organisering av arrangementet ditt, og fokuser på å få dem til å skje. Du kan ha et økonomisk mål, et sosialt mål og et personlig mål. Det kommer bare an på deg!

3. 
   

   
   Samle frivillige. Du vil trenge et godt team med forskjellige ferdigheter. Dine frivillige kan hjelpe deg på en rekke måter, for eksempel å forberede programmer, invitasjoner og plakater, eller arrangere deltakere og arrangere etter arrangementet. De kan med andre ord hjelpe deg med å få jobben gjort. Og hvis du kan, ha frivillige du kan stole på!
   • Forsikre deg om at lederne og medlemmene av teamene dine respekterer arbeidsplanen din. Samarbeid kan gjøre mange ting enklere. Når du ber dem om å gi en hånd, må du fra begynnelsen være tydelig på forventningene og grad av involvering.
   • Hvis du ikke kan ansette frivillige, ansett et team! Det avhenger av arten av arrangementet du arrangerer. Lederne for vertssiden for arrangementet ditt kan stille et team til disposisjon, ellers kan du gå gjennom et vikarbyrå.

4. 
   

   
   
   
   Forbered et budsjett. Du må ta med i budsjettet alle mulige utgifter, inntekter, donasjoner og uforutsette utgifter. Hvis du ikke budsjetterer, vil du ende opp med et knippe regninger i hendene, en tom lommebok og ingen anelse om det siste problemet. Vær realistisk fra starten for å unngå overraskelser på begivenhetsdagen.
   • Se etter måter å senke kostnadene på. Kan du rekruttere frivillige som vil jobbe gratis? Kan du velge en billigere hjemmeside, som huset til en av vennene dine? Husk at en enkel, men vellykket kamp er mer imponerende enn en hendelse som er på vei, men som blir til et fiasko.

5. 
   

   
   Bestem hvor og når. Det er tingen det viktigste å gjøre, når det gjelder arrangementet ditt.Hva er stedet og hva er datoen som vil få noen til å si: "Ja, det får jeg se! Velg en tid der alle er gratis, et lett tilgjengelig sted og noe innen rekkevidde!
   • Sjekk hendelseskalenderen i ditt område og bestem publikum. Hvis du er rettet mot folk som tilbringer tiden hjemme, er det beste alternativet å organisere møtet i nabolaget på dagtid, og kanskje tilby barnepass. Men hvis du er rettet mot studenter, er det best å holde møtet om natten i sentrum. Hvis du kan, gå dit publikum allerede funnet.
   • I noen tilfeller vil du selvfølgelig bli tvunget til å bestille nettstedet ditt. Kontakt den ansvarlige for stedet du vil bruke så snart som mulig. Ikke glem at han sannsynligvis er like opptatt som deg!

6. 
   

   
   Tenk på logistikk. Du trenger logistikk for alt. Hva blir parkeringsmulighetene? Hva er virkemidlene for funksjonshemmede? Hva kan du gjøre avhengig av størrelsen på møteplassen din? Hvilket utstyr trenger du? Hvilke tilleggsartikler, for eksempel drikke, merker, brosjyrer, trenger du og krever ekstrautgifter? Hvor mange mennesker trenger du for at arrangementet skal gå problemfritt?
   • Tenk på alle disse problemene med teamet ditt og diskuter alle aspekter av problemet. Kan du forutse noen uforutsette hendelser og unngå dem? Er det spesielle gjester å bli deltatt på? Må du gjøre unntak?

7. 
   

   
   Tenk på markedsføring og reklame. Når du er inne på det, lag en plakat. Den må inneholde dato, sted, tid, navn på gjesten, tittel og tema eller slagord for arrangementet. Siden du fremdeles er i den innledende fasen, kan du ta deg god tid til å gjøre opp disse detaljene. Imidlertid er det interessant å raskt lage en midlertidig registrering for å ha et omfattende syn på organisasjonen din!
   • Tenk også på andre måter å spre informasjon på. En ing? En mailing? Facebook, eller et halvt dusin andre begivenhetsnettsteder (mer info litt lenger)? Hva trenger du før arrangementet for å tiltrekke deltakere og hva dine behov vil være for arrangementet for å opprettholde interessen?

8. 
   

   
   Få orden. Det er sannsynlig at foreløpig alt er forvirrende i hodet og at du ikke vet hvordan du skal begynne. Ta pusten dypt og åpne Excel. Forbered en foreløpig kalender for arrangementet ditt. Lag noen regneark for å organisere ideene dine. Dette kan virke unødvendig, men om to måneder vil du gratulere deg selv for at du gjør denne jobben.
   • For hver aktivitet utarbeider du en tidsplan med frister. Skriv navnene på samarbeidspartnerne dine, og spesifiser oppgavene deres og utførelsesperiodene. Så du kan organisere og svare på alle spørsmål de måtte ha.

Del 2 Organiser to uker før

1. 
   

   
   Forsikre deg om at alt er i orden. Angi dato og beliggenhet for arrangementet ditt, velg æresgjesten din, staben din, temaet og slagordet for arrangementet ditt. Hva er problemene som sannsynligvis vil forårsake problemer? Hva er spørsmålene som kan oppstå i siste øyeblikk? På dette tidspunktet må du fullføre alle detaljene.

2. 
   

   
   Bli sammen med teamet ditt. Få budsjett, timeplan osv. Godkjent av teammedlemmer og ledere. Tiden er inne for å undersøke og løse alle problemer. Har de ansatte forstått hva de må gjøre? Føler de seg komfortable med hele prosedyren?
   • Nok en gang, samle med dine samarbeidspartnere og frivillige for å diskutere eventuelle problemer. Det er også det perfekte tidspunktet å utvikle en handlingsplan.
   • Forsikre deg om at teamet ditt ikke har interne problemer. Hold kontakten med lederne og medlemmene i hver gruppe, så vel som dine frivillige.

3. 
   

   
   Deler ansvaret til noen av samarbeidspartnerne dine, og tildel de mer erfarne av dem til å koordinere alle aktivitetene. Hvis det er en gigantisk hendelse, må du belaste flere personer for å koordinere flere aktiviteter, under tilsyn av en enkelt ansvarlig person. Husk at medlemmer av en gruppe må stole på gruppelederen sin.
   • På begivenhetsdagen kan du vurdere å tildele en eller to personer til å møte og hilse på deltakerne når de ankommer scenen. I prinsippet er det mottakskomiteen som er ansvarlig for å heie alle opp og gi deltakerne følelsen av å være i gode hender.

4. 
   

   
   Sørg for å holde nettstedene relatert til arrangementet oppdatert. Du er sannsynligvis på Facebook og, men det er flere andre nettsteder du kan bruke for å promotere arrangementet ditt bedre. Eventbrite, Evite og Meetup er 3 av de viktigste nettstedene du trenger å tenke på. Hvis du ikke kjenner dem enda, gå på internett akkurat nå!
   • Og selvfølgelig, ikke glem din egen webside, bloggen eller Facebook-siden din, hvis du har noen. Du kan sende påminnelser, legge ut bilder og administrere svarforespørslene (RSVP). Jo mer aktiv du er, jo bedre blir du lagt merke til av alle.

5. 
   

   
   Be delegatene om å finansiere og sponsere visse aktiviteter. Du må stå over flere utgifter i løpet av de neste dagene, og du vil ikke betale alt ut av lommen! Samle minst litt penger for å dekke oppstartskostnader, for eksempel leie av rommet og utstyret og kanskje catering. Du må kanskje betale for visse ting eller tjenester.
   • Forsikre deg om at du har en tilstrekkelig administrativ prosedyre for å motta, bekrefte og fakturere tjenestene du trenger. Du må følge med på alt du gjør, slik at du kan henvise til det senere, slik at du bedre kan organisere deg fra begynnelsen, spesielt hvis dine handelspartnere gjør noe galt.

6. 
   

   
   Annonser ditt arrangement. Forbered brosjyrer, kjør annonser, informer media, ringer direkte, ringer, send grupper til grupper og besøk potensielle deltakere eller sponsorer. Hva annet å gjøre for å oppmuntre folk til å komme? Sørg for å spre fullstendig informasjon som gir lite rom for spørsmål. Men når alt kommer til alt, er du også ute etter å vekke nysgjerrigheten til publikum!
   • Definer målgruppen. Hvis du prøver å nå eldre, vil du ikke kaste bort tiden din med å sende dem snapchats. Gå til stedene som deltakerne besøker, og bruk verktøyene de er kjent med. Streber etter å være veldig tilgjengelig og oppføre seg normalt.

7. 
   

   
   Samle alt du trenger til arrangementet ditt. For eksempel medaljer, spill, små suvenirer, premier eller attester. Det er mange ting og dingser som kan gå upåaktet hen for et uerfaren øye, men du kjenner hver krik og alt det som kan komme inn der. Og ikke glem bordene, stolene, lydanlegget, plakatene, dukene og alle disse viktige tingene!
   • Dette spørsmålet alene fortjener en hel arbeidsøkt med dine ansatte. Ikke slutt å tenke på det før du får øye på 5 ting som penner, førstehjelpsutstyr, batterier, iskrem og extensions. Du må sørge for at du får alt dekket til enhver pris.

8. 
   

   
   Organiser deg selv for alt. Gjør ordninger for å ta bilder og videoer. Organiser gjestenes bevegelser. Gjør ordninger også for maten og rengjøringsteamet. Listen kan forlenges fra dag til dag, men det er normalt, fordi du organiserer arrangementet ditt!
   • Ta vare på mat og forfriskninger. Det er også på tide å planlegge spesielle fasiliteter, for eksempel for personer med nedsatt funksjonsevne, etc. Sjekk også om noen deltakere er vegetarianere eller har spesielle kostholdsbehov.
   • Sørg for stoler, bord, sett, mikrofoner, høyttalere, datamaskiner, flytende krystallprojektorer (LCD), podier, alt utstyret som trengs for å sette opp arrangementet riktig.

9. 
   

   
   Forbered listen over personer du vil kontakte. Du trenger telefonnummer, adresser og alle dine ansatte. Forbered også listen over VIP-er og leverandørene dine. Disse listene vil være nyttige hvis noen er sabsente eller sent.
   • Anta at cateringene dine er sent? Vet du hvordan du gjør det? Du tar din vakre liste, og du ringer dem. Trodde de virkelig at du kommer søke disse 100 kg trukket svinekjøtt? Det gjør ikke noe. Du gir listen til François, og du ber ham gå med lastebilen til den angitte adressen. Og det er det! Nå vet du hva du må gjøre, enten slutte å bruke dem eller være mer presis ved å formidle detaljene dine!

10. 
    

    
    Gå til arrangementets sted sammen med dine ansatte. Ta en tur og sjekk nøye parkeringsområdene, toaletter, grønne rom, inngang og innganger. Finn steder i nærheten hvor du kan lage kopier eller ringe og foreta kjøp i nødstilfeller. Forsøk med et ord å kjenne terrenget som lommen.
    • Snakk også med kontaktpersonen din. Han / hun må kjenne stedet bedre enn noen andre. Er det et spesielt problem som du trenger å vite? Er det tidsbegrensninger? Må du holde dørene lukket på bestemte tidspunkter? Blir det, forby, rutinemessige brannøvelser under demonstrasjonen?

Del 3 24 timer før arrangementet

1. 
   

   
   Vær rolig. Du har nesten kommet på slutten av setningene. Det er ekstremt viktig å holde ideene dine klare og å holde seg i rute. Du har brukt måneder på å forberede deg! Alt blir bra. Hvis du holder deg rolig, vil teamet ditt oppføre seg som deg, og arrangementet vil finne sted under gode forhold. Dessuten vil alt være ferdig veldig raskt!
   • Seriøst sett har du nesten nådd slutten på setningene dine. Du har planlagt alt, du har tenkt på alle mulige problemer. Hvis noe skjer, vil du overvinne vanskelighetsgraden. Og husk at ingen vil klandre deg. En bråkete gjest, middelmådig mat, ikke bekymre deg for mye, fordi deltakerne vet at du ikke kan kontrollere alt. Så slapp av, alt blir bra.

2. 
   

   
   Utfør de siste kontrollene med teamet ditt. Forsikre deg om at du har fortalt alle tidspunktet for arrangementet og hvordan du kommer dit. Du vil ikke ha begivenhetsdagen alle dine ansatte spør deg om hvor er denne hellige tjenestedøren.
   • Selv om du ikke får spørsmål, gjør ditt beste for å evaluere atferden til dine ansatte. Er de fornøyd med beskrivelsen av oppgavene sine? Lukter de mellom seg? Hvis ikke, diskuter med dem og prøv å stryke ut vanskeligheten sammen. Kanskje noen ville være mer komfortable med å gjøre noe annet eller jobbe med noen andre.

3. 
   

   
   Sjekk alle invitasjonene og svarene du har mottatt. Lag listen over gjester og belaste noen å telle de tilstedeværende. I de fleste tilfeller vil antall tilstedeværende være annerledes av personene som svarte. Du har kanskje mottatt 50 bekreftende svar og ender med 5 eller 500 mennesker til stede. Så selv om du vet antall svar du har fått, vær forberedt på ekstreme situasjoner!
   • Mens du er der, husk hendelsen til de kjente gjestene. Du vil bli overrasket over antall mennesker som vil si: "Å ja, det stemmer! Det er i morgen er det ikke? Du kan unngå oversyn ved å ringe en enkel telefon eller sende en SMS.

4. 
   

   
   Gå til arenaen og sørg for at alt er klart. Er rommet rent og tilgjengelig? Er det elektroniske utstyret installert? Er testene for god fungering utført? Kan du installere utstyr på forhånd, om nødvendig? Er personalet klare?
   • Sjekk om antall tilstedeværende for å overvåke arrangementet er tilstrekkelig. Selvfølgelig er det alltid bedre å ha flere mennesker. Du trenger kanskje noen som kan gjøre et presserende løp, være vertskap for en æresgjest eller avgjøre en uforutsett begivenhet; eller for å få kaffe, ganske enkelt.

5. 
   

   
   Forbered deltakernes sett. Hvert sett kan inneholde en flaske vann, en lett matbit, en notisbok, en penn, et hefte og nødvendig informasjon. Du kan også inkludere små minner. Det er virkelig detaljene som får deltakerne til å tenke at arrangementet var godt designet og godt organisert. Og de vil virkelig tro at du tar vare på begge deler!
   • Dette kan reserveres for gjester eller dine ansatte eller begge deler! Hvem liker ikke å motta en granola bar og en penn?

6. 
   

   
   Lag et manus. Det er en liste som inneholder all nødvendig informasjon klassifisert i henhold til tidsplanen og rommet. Forbered et tidsbestemt program for viktige aktiviteter. Strukturen til skjemaet avhenger av deg. Forsøk å ikke laste den for enkel lesing.
   • Hvis du er veldig kresen og veldig flittig, kan du slå fast flere skript. Foredragsholdere kan be deg om en liste over andre høyttalere med deres beliggenhet og timeplan. Teamet ditt vil ha listen over utstyr, planer og regler for rengjøring. Hvis du har tid til å forberede dem, kan disse listene være nyttige.

7. 
   

   
   Utarbeide en sjekkliste over tiltak som skal utføres under arrangementet. Det ville være en katastrofe hvis du er der, alt er der, alle er der og plutselig skjønner du at du har glemt hjemme de 1200 nissene til kaffepausen. Du ville ha ødelagt alt. Så lag en sjekkliste og ta med deg alt du trenger!
   • Hvis ting har en tendens til å samle seg, tilordner du en bestemt oppgave til hvert medlem av teamet ditt. Så på begivenhetsdagen vil du ikke kaste bort tiden din med å løpe til høyre og venstre, og punktere kriser. Ytterligere to hender letter byrden ... som det sies.

Del 4 Administrere gjennomføringen av arrangementet

1. 
   

   
   Vær tidlig på arrangementssiden med de ansatte og frivillige. Sjekk at alle er til stede, og sørg for at det elektroniske utstyret fungerer som det skal. Er det spørsmål i siste øyeblikk? Hvis du har tid igjen, del ut en drink, fortell dem noen få oppmuntringsord, og gi dem en pause! Du har fortjent det. Du er klar.
   • Forsikre deg om at arrangørene har et særegent merke eller andre signaler, slik at deltakerne lett kan finne dem når det trengs. Noen ganger er det ikke nok å bruke trøtthet.

2. 
   

   
   Installer alt. Innvendig og utvendig. Må du henge ballonger i postkassen eller et billboard på hjørnet? Og hva synes du om dørene og hovedinngangen? Hvis deltakerne må navigere på en komplisert bane, plasser så mange tegn du kan for å guide dem bedre.
   • Ikke glem velkomstbannere og informative bannere som er veldig nyttige. Husk å gjøre det lettere for deltakerne å finne plasseringen til arrangementet. Det sier seg selv!
   • Installer en resepsjon og registreringsskranke. Ved ankomst til stedet, bør deltakerne merke seg hva de trenger for å veilede seg selv. Ellers kan de løpe rundt i sirkler og føle seg ukomfortable.Husker du mottakskomiteen vi snakket om tidligere? Plasser noen ved inngangen for å hilse på deltakerne og svare på spørsmålene deres.
   • Legg ut litt musikk! Det kan fjerne enhver forlegenhet som ellers ville økt stemningen.

3. 
   

   
   Sørg for at viktige mennesker er klar over hendelsene. Hvis en høyttaler er for sen, kan du justere timeplanen din og informere interesserte. Hvis måltidet varer lenger enn forventet, må du varsle dem om programendringen. Det er sjelden ting går etter planen, så husk å informere folk når endringer skjer.

4. 
   

   
   Ta bilder! Du vil sannsynligvis beholde minner fra arrangementet ditt. Og å se noen gå rundt med et kamera kan begeistre deltakerne. Ikke glem sponsorens banner, ditt, inngangen, resepsjonen, etc. Kanskje du kan bruke dem neste år!
   • Be om en av vennene dine eller en profesjonell fotograf om mulig ta seg av alle disse detaljene. Der har du nok å gjøre! Men du må ta vare på gjestene dine, så få noen til å ta vare på bildene osv.

5. 
   

   
   Tilby en suvenir. Deltakerne kan ha lært noe ved å delta på arrangementet ditt, og du vil at de skal la være å tenke på noe eller stille spørsmål eller tenke på å ta grep. Så fordel en flyer eller noe de kan ta med seg å gi dem ideer til handle etter arrangementet.
   • Husk å opprette et forum for tilbakemelding. Gi deltakerne muligheten til å følge opp, si hva de synes, foreslå forbedringer og dele deres ønsker til neste arrangement. Og selvfølgelig, hvordan kan de forenkle!

6. 
   

   
   Rengjør resepsjonsområdet! Hev den elektriske måleren, plukk opp bannere, fjern bordene osv. Sett plassene tilbake i sin opprinnelige situasjon, som de var før arrangementet. Dette er spesielt viktig hvis du leide rommet og ønsker å komme tilbake. Eiere kan kreve et gebyr som du ellers kunne unngått. Del oppgavene for å gjøre operasjonen så enkel som mulig.
   • Sjekk at ingenting som er dyrebart er glemt på stedet, og sett i så fall opp en tjeneste for tapt eiendom
   • Ta oppmerksomheten til den ansvarlige for stedet, skader som kan komme under arrangementet. Det er bedre å være ærlig og direkte.
   • Ta vare på søpla og handle på din måte. Rengjøringstjenesten vil ta seg av dette problemet.

7. 
   

   
   Ta vare på alle oppgavene som følger av avholdelsen av arrangementet ditt. Det avhenger faktisk av arten av den aktuelle hendelsen. Det kan være at du ikke har så mye å gjøre, men du kan også ende opp med en lang liste over mennesker du skal takke og en oppskrift å administrere. Her er noen ideer du kan starte.
   • Takk alle dine teammedlemmer, frivillige og sponsorer. Du kunne ikke ha laget ditt arrangement uten dem!
   • Oppdater og fullfør kontoene dine. Denne oppgaven må fullføres så raskt som mulig. Det er bedre å ha et minimum av detaljer å justere.
   • Organiser en takkemottak for alle som har hjulpet deg, personalet må føle seg verdsatt og giverne dine føler at de har deltatt i en god sak.
   • Gi folket det gjelder suvenirer eller brosjyrer.
   • Del ut til sponsorene og de berørte menneskene deres del av oppskriften.
   • Legg ut bilder av hendelsen på nettstedet ditt.

8. 
   

   
   Organiser et evalueringsmøte etter arrangementet for å forbedre organisasjonen din i fremtiden. Nå som du har oppnådd alt, er det ting du kunne ha gjort annerledes? Hvilke ting fungerte bra, og hvilke fungerte ikke? Er du enig i å organisere en slik begivenhet igjen? Hva lærte du?
   • Hvis du får tilbakemelding, bør du vurdere dette. Hvis ikke gjestene dine, kan du be de ansatte gjøre det! Hva synes de om arrangementet? I det minste satte de pris på seg selv? Selvfølgelig, siden de hadde en granola bar og en penn, gjorde de ikke?